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Assistant / Assistante de direction (H/F)
REMPLACEMENT CONGES MATERNITE
Dans le cadre d'un remplacement de congés maternité le pôle de compétitivité DERBI recrute pour une période de trois mois (Avril à juin 2025) une assistante de direction en CDD, basée à Perpignan.
Le pôle DERBI positionné sur la région Occitanie et les Energies renouvelables, accompagne ses adhérents (entreprises, organismes de recherche formation, structures de développement économiques) à innover et se développer sur les différentes filières EnR ainsi que sur l'efficacité énergétique des bâtiments.
Le pôle fonctionne comme une start up avec une équipe de huit salariés répartis sur les bureaux de Toulouse, Perpignan et Montpellier.
Si ce secteur en pleine expansion, vous attire, que vous souhaitez y contribuer d'une manière ou d'une autre, que vous aimez la polyvalence dans les missions, être au contact de multiples acteurs, l'anti-routine, n'hésitez pas à candidater.
Missions
Administratif
ö Accueil téléphonique
ö Gestion des fournisseurs - devis
ö Gestion du courrier entrant et sortant
ö Administratrice du CRM Eudonet (MAJ des adhésions)
ö Relation avec service informatique et véhicules de service
Comptabilité
ö Gestion des demandes de subventions : dossier de demande, justificatifs, suivi de paiement - déclarations des dossiers sur les différentes plateformes ad hoc (Région, agglomérations, INTERREG.).
ö Facturation des adhérents et relance
ö Relation avec KPMG suivi comptable et social (Bulletins de paie - congés - Tickets restaurant) et gestion de la plateforme My pulse)
ö Préparation des factures à faire signer au trésorier et DG
ö Enregistrement des factures et saisie dans tableau récapitulatif annuel
ö Gestion et suivi de la VTP (Valorisation temps passés par les bénévoles) gouvernance et GT filières stratégiques solaire, gaz renouvelable, réseaux énergétiques intelligents.
Gouvernance
ö Gestion administrative du Conseil d'administration (envoi invitation Teams - ODJ (réalisé par DG) - Fiche de présence - calcul quorum
ö Réalisation des Compte rendu CA AG avec la DG
ö Préparation de l'AG : envoi des invitations - émargements - procurations - calcul du quorum - logistique
ö Gestion administrative du Comité d'Évaluation (envoi invitation Teams, ODJ avec le président du CE, fiche de présence, Compte rendu des réunions sur les projets soumis à labellisation)
RH
ö Relation avec mutuelle santé et prévoyance
ö Gestion des congés payés, jours de repos et arrêts maladies transmis à KPMG
Statut : plein temps - Convention SYNTEC
Rattachement hiérarchique : Directrice générale
Lieu : Siège du pôle DERBI - Campus UPVD 52 avenue Paul Alduy 66860 Perpignan
Envoi des candidatures : lettre de motivation avec CV
Experience: 24 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Dans le cadre d'un remplacement de congés maternité le pôle de compétitivité DERBI recrute pour une période de trois mois (Avril à juin 2025) une assistante de direction en CDD, basée à Perpignan.
Le pôle DERBI positionné sur la région Occitanie et les Energies renouvelables, accompagne ses adhérents (entreprises, organismes de recherche formation, structures de développement économiques) à innover et se développer sur les différentes filières EnR ainsi que sur l'efficacité énergétique des bâtiments.
Le pôle fonctionne comme une start up avec une équipe de huit salariés répartis sur les bureaux de Toulouse, Perpignan et Montpellier.
Si ce secteur en pleine expansion, vous attire, que vous souhaitez y contribuer d'une manière ou d'une autre, que vous aimez la polyvalence dans les missions, être au contact de multiples acteurs, l'anti-routine, n'hésitez pas à candidater.
Missions
Administratif
ö Accueil téléphonique
ö Gestion des fournisseurs - devis
ö Gestion du courrier entrant et sortant
ö Administratrice du CRM Eudonet (MAJ des adhésions)
ö Relation avec service informatique et véhicules de service
Comptabilité
ö Gestion des demandes de subventions : dossier de demande, justificatifs, suivi de paiement - déclarations des dossiers sur les différentes plateformes ad hoc (Région, agglomérations, INTERREG.).
ö Facturation des adhérents et relance
ö Relation avec KPMG suivi comptable et social (Bulletins de paie - congés - Tickets restaurant) et gestion de la plateforme My pulse)
ö Préparation des factures à faire signer au trésorier et DG
ö Enregistrement des factures et saisie dans tableau récapitulatif annuel
ö Gestion et suivi de la VTP (Valorisation temps passés par les bénévoles) gouvernance et GT filières stratégiques solaire, gaz renouvelable, réseaux énergétiques intelligents.
Gouvernance
ö Gestion administrative du Conseil d'administration (envoi invitation Teams - ODJ (réalisé par DG) - Fiche de présence - calcul quorum
ö Réalisation des Compte rendu CA AG avec la DG
ö Préparation de l'AG : envoi des invitations - émargements - procurations - calcul du quorum - logistique
ö Gestion administrative du Comité d'Évaluation (envoi invitation Teams, ODJ avec le président du CE, fiche de présence, Compte rendu des réunions sur les projets soumis à labellisation)
RH
ö Relation avec mutuelle santé et prévoyance
ö Gestion des congés payés, jours de repos et arrêts maladies transmis à KPMG
Statut : plein temps - Convention SYNTEC
Rattachement hiérarchique : Directrice générale
Lieu : Siège du pôle DERBI - Campus UPVD 52 avenue Paul Alduy 66860 Perpignan
Envoi des candidatures : lettre de motivation avec CV
Experience: 24 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Publiée le 20/01/2025
