Assistant administratif - service mutualisé du protocole

MISSIONS PRINCIPALES

• Gérer les logiciels métiers : Gestion des Manifestations et Activités (GMA), Kiosc, Sedit finances, Easy repro, As-Tech Symphonie

• Mettre à jour tout au long de l’année les bases de données institutionnelles et protocolaires pour la Ville et l’Agglomération

Sous la supervision du responsable du service, l’agent est chargé de :

• Accueil physique et téléphonique

• Participer à la conception des listes des invités et à l’envoi par voie électronique ou postale des invitations

• Rédaction de la liste des présents / excusés et du déroulé des manifestations

• Relance par mail ou téléphone des invitations dites d’envergure (Cabaret Vert notamment)

• Actualiser et mettre à jour les fichiers institutionnels de la ville et de l’agglomération (logiciel GMA)

• Passer les commandes pour l’approvisionnement des denrées alimentaires et boissons, les commandes liées au service (écharpes du Maire ou de ses adjoints, gerbes de fleurs, etc), en lien avec les fournisseurs et/ou prestataires, les sollicitations de prestation en externe

• Suivre les budgets de la Ville et de l’Agglomération

• Établir et suivre les bons de commande des budgets du service mutualisé du protocole

(un budget ville et un budget agglo)

• Établir avec la responsable de service le budget prévisionnel de l’année N+1 et le remplir sur le logiciel métier

• Participer à l’organisation logistique des différentes manifestations, signatures et cérémonies officielles et publiques de la Ville de Charleville-Mézières et de la Communauté d’agglomération Ardenne Métropole (aide à l’installation, au nappage, au service, au nettoyage et au rangement)

• Suppléer le responsable de service lors des réunions préparatoires (en Préfecture, réunions techniques avec les autres services)

• Remettre en mains propres aux élus municipaux et communautaires les invitations à des évènements (Festival des marionnettes, match de basket,…)

En lien avec l’agent technique du service, l’agent est chargé de :

• Organiser les manifestations, déjeuners, réunions et réceptions : installation des salles, intendance des manifestations, prendre contact avec les serveurs pour les plannings d’organisation

• Gérer les salles de réunion municipales (mairie théâtre et Hôtel de ville) et communautaires (Hôtel communautaire et place Jacques Félix) : configuration et rangement, préparation du café pour les réunions auxquelles participe le maire/président ou réunions relevant d’un organe collégial (CST, CAP, CCP …), approvisionnement des réfrigérateurs

• Assurer le service, le nettoyage et le rangement à l’issue des manifestations

• Suppléer l’agent technique dans l’organisation de la gestion des inaugurations (ruban, ciseau, parapheurs)

• Faire réaliser les plaques d’inauguration, médailles et compositions florales

➔ CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

• Travail de bureau et de terrain (possibilité de télétravail selon les règles en vigueur et les nécessités de service)

• Contact avec le public / travail en équipe

• Poste à temps complet (35 h hebdomadaire)

• Horaires réguliers ou décalés en fonction des horaires des manifestations

• Travail en dehors des horaires de service, week-ends et jours fériés

• Récupérations

• HS le week-end et après 22 h

• Moyens matériels : véhicule, poste informatique, téléphone fixe et portable, ordinateur portable, outillage spécifique…

• CNAS / Tickets restaurant / Amicale du personnel / participation mutuelle

• Déplacements sur le territoire de la Ville de Charleville-Mézières et d’Ardenne Métropole

PROFIL DU POSTE

Diplôme(s)

Niveau secondaire

Savoir-faire

Connaitre les règles et usages protocolaires en vigueur

Connaissance des logiciels internes de gestion de courrier

Maîtriser les logiciels de bureautique et les logiciels métiers

Bonne maîtrise de l’orthographe et des règles de grammaire

Connaitre le fonctionnement des collectivités et des services

Savoir-être

Courtoisie, diplomatie, bienséance

Disponibilité, adaptabilité

Faire preuve de rigueur et d’organisation

Sens du travail en équipe et en autonomie

Sens du relationnel

Discrétion, confidentialité, devoir de réserve

Réactivité

Polyvalence

Autres

Permis B