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Assistante - Gestionnaire d'Unité de Recherche H/F
Missions
Le/la Secrétaire-Gestionnaire de l'unité Inserm UMR_S999 a pour mission principale d'accompagner les membres de l'unité pour tous les flux financiers sortants (achats) et entrants (budgets annuels institutionnels et subventions sur projets) en lien avec ses tutelles : Université Paris-Saclay, INSERM Délégation Paris IDF Sud, Hôpital Marie Lannelongue (Fondation Saint-Joseph). A ce titre, il/elle interagit avec les services financiers de ces différentes institutions. Il/elle participe à l'élaboration des dossiers de recrutement des nouveaux personnels et stagiaires de l'unité ainsi que leur suivi, en lien avec les services des ressources humaines des différentes institutions. Il/Elle assure la gestion administrative de l'unité en lien avec les différentes tutelles. Il/elle travaille sous la responsabilité fonctionnelle du directeur de l'UMR_S999 et sous la responsabilité administrative du directeur de la Recherche de la Fondation Hôpital Saint Joseph, à laquelle le poste est rattaché.
Les missions
- Activités de support administratif et budgétaire - Saisie des commandes et des réceptions (outils SIFAC et Qualiac®) en respect des procédures de celles-ci (marchés Inserm, marchés Université et conventions internes)
- Saisie, gestion et suivi des remboursements des ordres de mission des chercheurs (SIFAC)
- Gestion des litiges factures fournisseurs
- Maintien à jour des tableaux de bord de suivi des dépenses des différents budgets
- Extraction de données de SIFAC
- Lien entre les institutions pour le suivi administratif et financier des dossiers (ex : Convention de restauration des personnels Inserm à l'Hôpital et facturation annuelle)
- Suivi des contrats de maintenance annuels des appareils scientifiques
- Activités de support administratif du personnel- Recueil, suivi et transmission des dossiers de recrutement des nouveaux personnels et stagiaires aux services RH des différentes institutions
- Accueil et conseil aux nouveaux arrivants
- Gestion du circuit de signatures des conventions de stages
- Saisie des dossiers de stages et suivi des gratifications des stagiaires dans l'outil SIRENE
- Activités administratives générales - Suivi et mise à jour de l'annuaire de l'unité (Insermlab)
- Participation aux réunions des secrétaires-gestionnaires d'unité, organisées par la Délégation Inserm IDF Sud
- Saisie des demandes de moyens annuels Inserm (DIALOG)
- Participation à l'organisation et au développement de l'UMR_S999- Participation à la vie de l'unité
- Participe au suivi des formations des personnels (SIRENE)
- Propose des actions d'amélioration de l'organisation
Profil recherché
- Formation comptable/administrative : suivi financier de projet : budget, devis, facturation
- Idéalement connaissance de l'outil SIFAC
- Connaissance des outils bureautiques (Microsoft Pack Office)
- Capacité d'interagir en anglais à l'écrit et à l'oral
- Capacité de communication avec les différents personnels de l'unité
- Rigueur, organisation, motivation, esprit d'équipe, autonomie, proactivité et adaptabilité
- Temps plein, du lundi au vendredi
- Lieu de travail : Hôpital Marie Lannelongue 92350 Le Plessis Robinson
- Début du contrat : Mai-Juin 2025
- Contact : Fabrice Antigny DR2 Inserm : @.**
Une rémunération attractive
- Régime prévoyance et de frais de santé avantageux : mutuelle avec option de base gratuite, options améliorées à tarifs préférentiels
- Remboursement du titre de transport à 75% et co-financement de la mobilité douce, un parking salariés à conditions privilégiées
- Un Comité Social et Economique offrant une large palette d'avantages : chèques vacances, cadeaux de Noël, locations mer et montagne à prix préférentiel
Une réelle politique d'évolution de carrière
- Un parcours d'intégration personnalisé : journée d'intégration institutionnelle, tutorat au sein du service, dispositif d'accompagnement de votre montée en compétences
- Investissement important sur la formation : notre campus formation santé vous accompagnera tout au long de votre parcours professionnel dès votre intégration en proposant une offre de formation diversifiée et innovante
Une attention particulière portée à la qualité de vie au travail
- Un restaurant d'entreprise
- Un cadre de travail privilégié : espaces verts, bulle « du personnel » (espace dédié au bien-être du collaborateur), salle de sport, bibliothèque
- Des places en crèches réservées
Une attention particulière portée à l'environnement
- L'écosoin au coeur des préoccupations : initiatives multiples portées par l'ensemble des personnels dans les services de soin et médico-techniques (la bulle chimio verte, démarche green bloc, écoconception des soins infirmiers)
- Une démarche RSE fortement encouragée par l'Institution
Le/la Secrétaire-Gestionnaire de l'unité Inserm UMR_S999 a pour mission principale d'accompagner les membres de l'unité pour tous les flux financiers sortants (achats) et entrants (budgets annuels institutionnels et subventions sur projets) en lien avec ses tutelles : Université Paris-Saclay, INSERM Délégation Paris IDF Sud, Hôpital Marie Lannelongue (Fondation Saint-Joseph). A ce titre, il/elle interagit avec les services financiers de ces différentes institutions. Il/elle participe à l'élaboration des dossiers de recrutement des nouveaux personnels et stagiaires de l'unité ainsi que leur suivi, en lien avec les services des ressources humaines des différentes institutions. Il/Elle assure la gestion administrative de l'unité en lien avec les différentes tutelles. Il/elle travaille sous la responsabilité fonctionnelle du directeur de l'UMR_S999 et sous la responsabilité administrative du directeur de la Recherche de la Fondation Hôpital Saint Joseph, à laquelle le poste est rattaché.
Les missions
- Activités de support administratif et budgétaire - Saisie des commandes et des réceptions (outils SIFAC et Qualiac®) en respect des procédures de celles-ci (marchés Inserm, marchés Université et conventions internes)
- Saisie, gestion et suivi des remboursements des ordres de mission des chercheurs (SIFAC)
- Gestion des litiges factures fournisseurs
- Maintien à jour des tableaux de bord de suivi des dépenses des différents budgets
- Extraction de données de SIFAC
- Lien entre les institutions pour le suivi administratif et financier des dossiers (ex : Convention de restauration des personnels Inserm à l'Hôpital et facturation annuelle)
- Suivi des contrats de maintenance annuels des appareils scientifiques
- Activités de support administratif du personnel- Recueil, suivi et transmission des dossiers de recrutement des nouveaux personnels et stagiaires aux services RH des différentes institutions
- Accueil et conseil aux nouveaux arrivants
- Gestion du circuit de signatures des conventions de stages
- Saisie des dossiers de stages et suivi des gratifications des stagiaires dans l'outil SIRENE
- Activités administratives générales - Suivi et mise à jour de l'annuaire de l'unité (Insermlab)
- Participation aux réunions des secrétaires-gestionnaires d'unité, organisées par la Délégation Inserm IDF Sud
- Saisie des demandes de moyens annuels Inserm (DIALOG)
- Participation à l'organisation et au développement de l'UMR_S999- Participation à la vie de l'unité
- Participe au suivi des formations des personnels (SIRENE)
- Propose des actions d'amélioration de l'organisation
Profil recherché
- Formation comptable/administrative : suivi financier de projet : budget, devis, facturation
- Idéalement connaissance de l'outil SIFAC
- Connaissance des outils bureautiques (Microsoft Pack Office)
- Capacité d'interagir en anglais à l'écrit et à l'oral
- Capacité de communication avec les différents personnels de l'unité
- Rigueur, organisation, motivation, esprit d'équipe, autonomie, proactivité et adaptabilité
- Temps plein, du lundi au vendredi
- Lieu de travail : Hôpital Marie Lannelongue 92350 Le Plessis Robinson
- Début du contrat : Mai-Juin 2025
- Contact : Fabrice Antigny DR2 Inserm : @.**
Une rémunération attractive
- Régime prévoyance et de frais de santé avantageux : mutuelle avec option de base gratuite, options améliorées à tarifs préférentiels
- Remboursement du titre de transport à 75% et co-financement de la mobilité douce, un parking salariés à conditions privilégiées
- Un Comité Social et Economique offrant une large palette d'avantages : chèques vacances, cadeaux de Noël, locations mer et montagne à prix préférentiel
Une réelle politique d'évolution de carrière
- Un parcours d'intégration personnalisé : journée d'intégration institutionnelle, tutorat au sein du service, dispositif d'accompagnement de votre montée en compétences
- Investissement important sur la formation : notre campus formation santé vous accompagnera tout au long de votre parcours professionnel dès votre intégration en proposant une offre de formation diversifiée et innovante
Une attention particulière portée à la qualité de vie au travail
- Un restaurant d'entreprise
- Un cadre de travail privilégié : espaces verts, bulle « du personnel » (espace dédié au bien-être du collaborateur), salle de sport, bibliothèque
- Des places en crèches réservées
Une attention particulière portée à l'environnement
- L'écosoin au coeur des préoccupations : initiatives multiples portées par l'ensemble des personnels dans les services de soin et médico-techniques (la bulle chimio verte, démarche green bloc, écoconception des soins infirmiers)
- Une démarche RSE fortement encouragée par l'Institution
Publiée le 17/01/2025
