Adjoint au Responsable Administration des Achats Informatiques H/F

A propos, qui sommes-nous ?

Harmonie Mutuelle, Membre fondateur du groupe VYV, est un acteur leader de la protection sociale en France et protège 5 millions de personnes, 150 000 entrepreneurs et 88 700 entreprises qui ont choisi d'être accompagnés par une entreprise mutualiste à mission. Dotée d'une raison d'être, inscrite dans ses statuts, Harmonie Mutuelle s'engage à agir sur la santé des personnes et de la société.

Acteur de l'Économie Sociale et Solidaire (ESS), Harmonie Mutuelle vise à concilier performance économique, sociale et environnementale, tout en plaçant l'humain au coeur de ses préoccupations.

Harmonie Mutuelle, croit en la force du collectif et donne à ses salariés les moyens d'agir au quotidien dans une mission qui a du sens.
Vous êtes en quête d'une nouvelle aventure professionnelle collective et porteuse de sens ?

Vous voulez un parcours qui vous ressemble ?

Vous avez envie d'évoluer dans un environnement de travail épanouissant fondé sur la confiance, la diversité et l'égalité des chances ?

Rejoignez les équipes Harmonie Mutuelle ! Ensemble, nous pouvons faire la différence.

Encadrer et animer une équipe en binome avec la responsable actuelle
- Superviser et développer les activités en optimisant les ressources de son périmètre (humaines, financières, techniques, matérielles), pour contribuer à la performance de l'entreprise : gestion et suivi des engagements ; lancement et administration des achats, liaison avec les services comptabilité et contrôle de gestion de la mutuelle
- Concevoir, mettre en oeuvre, contrôler et évaluer les plans d'action en fonction des objectifs assignés

Activités principales

Activités métier
- Assurer la supervision de toutes les demandes d'achats en collaboration avec les responsables de l'activité
- Contribuer à l'amélioration du processus administratif des achats et préconiser des mesures d'adaptations de la documentation et des procédures en vigueur
- Organiser et assurer le circuit des factures fournisseurs depuis leur réception jusqu'à leur paiement
- Préparer les indicateurs et les tableaux de bord de son activité
- Organiser et préparer le comité de suivi des dépenses et des engagements (préparation supports - planning)
- Participer aux audits

Activités management de proximité
- Faciliter le développement des collaborateurs (compétences, carrière)
- Mesurer les impacts des changements et construire les dispositifs d'accompagnement
- Adapter les objectifs opérationnels à son service
- Mettre en oeuvre les choix d'organisation et assurer la qualité de service. Proposer des évolutions pour optimiser le fonctionnement
- Effectuer le reporting de l'activité (quantitativement et qualitativement) et proposer des actions correctives
- Gérer le budget de son entité selon les délégations
- Donner du sens en garantissant la compréhension du projet d'entreprise et en le déclinant sur son périmètre
- Contribuer à la performance globale de l'entreprise en faisant vivre une culture du résultat et en mobilisant l'intelligence collective
- Diffuser les messages et faciliter la circulation d'informations par la mise en place de moyens adaptés (réunion, entretien)
- Assurer la coordination avec l'extérieur du périmètre et la coopération transversale
- Réaliser le suivi des prestataires extérieurs
- Formation universitaire ou école supérieure de commerce (gestion, finance)
- Expérience significative (5 ans) dans une fonction d'administration des achats
- Vous faites preuve de proactivité, de réactivité et de rigueur dans votr travail.
- Vous possedez un excellent sens du relationnel, associé à une approche empreinte de bienveillance.

Connaissance technique :
- Microsoft 365 - Excel avancé (TCD, recherche V) et PowerPoint : indispensable
- La connaissance de power BI serait un plus
- Connaissance d'un workflow achat (ex : DETERMINE/ODACE)

Compétences principales

Connaissances :
- Droit et règlements de son périmètre d'activité
- Normes et procédures qualité/contrôle interne/maîtrise des risques
- Règles comptables et administratives

Savoirs d'organisation :
- Méthodologie de construction budgétaire
- Dispositif de communication managériale
- Procédures et processus internes
- Reporting et suivi de l'activité
- Planification et organisation de l'activité

Savoir-faire de l'action :
- Management d'équipe (3 - 5 personnes)
- Analyse de données chiffrées
- Aisance rédactionnelle (mails/présentations de supports)
- Fixation d'objectifs
- Animation de réunion

Prise de décision