Chargé.e des assemblées, des assurances et appui juridique (h/f)

La Direction du Pôle Administration Générale et Services à la population de la Ville de La Couronne cherche son ou sa chargé.e des assemblées, des assurances et de l’appui juridique.

Activités principales

• Gestion des assemblées (commissions et conseil municipal) en lien avec la DGA :
- Préparation des assemblées : rédaction et envoi électronique des convocations, rédaction et mise en forme du rapport à partir des éléments fournis par les services, préparation des dossiers avec l’ordonnancement adéquat, suivi du planning, préparation de la salle et remise en ordre suite à la réunion
- Gestion des délibérations : mise en forme des délibérations, envoi à la Préfecture (contrôle de légalité), publication sur le site web, diffusion aux services ou autres entités concernées, rédaction du procès-verbal de la séance, tenue des registres

• Gestion des assurances :
- Gestion des sinistres : déclaration, suivi de l’avancée et de la complétude des dossiers, suivi des indemnisations
- Conseil aux services en matière d’assurances
- Appui de la DGA lors du renouvellement des marchés d’assurances
- Suivi administratif du patrimoine (pour transmission aux assureurs)
- Suivi des surfaces immobilières assurées (acquisitions, ventes, bails, ...) en lien avec la Directrice du Pôle Attractivité et Promotion de la Ville et la Directrice du Pôle Ville Durable
- Suivi de la flotte de véhicules assurés en lien avec le Responsable du CTM

• Appui juridique
- Rédaction d’actes juridiques divers : arrêtés, décisions du maire, conventions, courriers à dominante juridique
- Centralisation de l’ensemble des actes juridiques de la collectivité et assurer leur caractère exécutoire : transmission au contrôle de légalité, publication sur le site web ou affichage
- Tenue et mise à jour le recueil des différents registres
- Gestion de diverses demandes juridiques (réception, échanges avec la Préfecture, délivrance des arrêtés...) : ventes au déballage, demandes d’Autorisations De Stationnement (taxis), autorisations de débits de boissons permanents, demandes de création / modification de syndicats professionnels
- Gestion administrative des marchés de commerçants non sédentaires
- Gestion et suivi des baux de la collectivité notamment ceux des professionnels de la Maison de Santé
- Veille juridique en lien avec les activités
- Assistance de la DGA sur les dossiers juridiques (contrôle / vérification d’actes, recherches de premier niveau, rédaction d’écrits de synthèse, échanges avec les partenaires extérieurs...)
- Appui dans la mise en conformité de la collectivité au Règlement Général de Protection des Données Personnelles

• Appui marchés publics / achats
- Assistance des services dans la passation des marchés publics
- Gestion de la dématérialisation des marchés publics : mise en ligne, gestion des échanges sur la plateforme (questions, négociation, notification…), publication des avis d’attribution
- Appui, selon les projets, aux phases d’analyse des offres et de négociation en lien avec la DGA et les services référents : contrôle de la complétude et de la conformité des pièces, rédaction des documents d’analyse, préparation des réunions, rédaction des documents inhérents à la clôture de la procédure de passation (notification etc…)
- Organisation des Commissions d’Appels d’Offres : convocation, PV…
- Suivi administratif et financier des marchés / contrats en lien avec les services référents et planification de leurs renouvellements
- Passation des commandes ayant trait à l’administration générales (fournitures…)

• Coordination de l’archivage des documents de la collectivité en lien avec les Archives Départementales

Activités spécifiques

• Suppléance de l’agent en charge de l’accueil, du secrétariat des élus et de l’appui administratif (en cas d’absence ou de surcharge d’activité)
- Accueil du public
- Gestion du courrier
- Secrétariat du Maire et des élus
- Appui de premier niveau aux chargé(e)s d’urbanisme et d’état civil / cimetière / élections
- Appui administratif

Savoir-Faire
- Savoir rédiger
- Savoir analyser et synthétiser
- Savoir analyser et appliquer la réglementation applicable dans les tous les domaines d’activités juridiques
- Savoir élaborer des actes juridiques
- Savoir gérer des priorités
- Savoir s’organiser et gérer son temps

Savoirs
- Connaissance de l'environnement territorial : fonctionnement des instances, actes administratifs (catégories, contrôle de légalité,)
- Connaissance des fondamentaux du droit public et de la commande publique
- Parfaite maîtrise des logiciels bureautique et de l’informatique
- Parfaite connaissance des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe,

Savoir être
- Rigueur et sens de l’organisation
- Consciencieux.se
- Autonomie
- Discrétion professionnelle
- Esprit d’initiative
- Réactivité et capacité d’adaptation
- Qualités relationnelles