chargé (e) de l'administration générale

Organisation et gestion des instances municipales – Secrétariat du Maire et de la Direction Générale des Services – Protocole – Administration générale

Organisation et gestion des instances municipales (bureaux municipaux, commissions et conseils municipaux) :
- Préparer un rétro planning, en informer les services et contrôler son exécution.
- Assurer en autonomie la préparation et la rédaction des divers documents nécessaires à son déroulement.
- Recueillir et vérifier les projets de rapports jusqu'à la constitution du dossier définitif à faire valider.
- Rédiger la note de synthèse, les délibérations, les convocations, les dossiers de séance.
- Assurer l'organisation logistique des commissions, conseils et bureaux municipaux (gestion de salle, de matériel…) en lien avec les services concernés.
- Suivre l'après conseil par la rédaction et la mise en forme des délibérations et du procès-verbal
- Procéder à l'application du caractère exécutoire des délibérations (affichage/publication, transmission au contrôle de légalité par voie dématérialisée (i-deliBRE) et rédaction des procès-verbaux de séance).
- Gestion du recueil des actes administratifs et du registre des délibérations.
- Sécurisation juridique des actes de la collectivité et gestion des contentieux liés aux délibérations.

Protocole :
- Organisation des cérémonies officielles en lien avec les services concernés et le service communication (cérémonies, inaugurations, commémorations…).
- Gestion des demandes de prestations (devis, commandes…) en lien avec les services concernés.
- Proposition des déroulés protocolaires, listing invitation, suivi des réponses, relances…
- Accueil des officiels et partenaires, et mise en place des réunions officielles.

Secrétariat du Maire et de la Direction Générale des Services :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire et de la Direction Générale des Services.
- Organisation et suivi des permanences du Maire (Préparer en amont si possible selon la connaissance des sujets, les rendez-vous, assurer le suivi des sujets évoqués et de la bonne mise en œuvre des engagements pris en lien avec les services concernés, assurer le suivi dans un tableau de bord etc…).
- Assurer le suivi des délais et des contenus des réponses des services aux courriers émanant de la population.
- Gestion des parapheurs et de leur suivi.

Administration générale :
- Assurer le suivi des invitations/réunions et des correspondances institutionnelles avec l’intercommunalité et partenaires.
- Rédiger et classifier les arrêtés, décisions, attestations et certificats du Maire.
- Rédiger, relire, mettre en forme et référencer les courriers à la signature du Maire.
- Archiver, classer, numéroter les dossiers et documents papiers et électroniques.
- Tenir à jour les bases de données élus, communes, etc.
- Assurer le suivi des correspondances avec les conseillers municipaux.
- Diffusion des informations aux élus.
- Assurer le suivi de l’archivage de la commune
- Référent RGPD

Missions spécifiques :
- Egalité Femmes/Hommes
- Pacte de transition écologique
- Conseil Municipal des Jeunes

Connaissances :
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Connaissances des collectivités territoriales
- Connaissances juridiques

Savoir-faire :
- Qualités rédactionnelles et orthographiques
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Règles de classement et d’archivage

Savoir être :
- Discrétion et confidentialité
- Rigoureux, méthodique et organisé
- Faire preuve de réactivité
- Capacité à travailler seul et en équipe, qualités relationnelles
- Autonome, esprit d'initiative et d’anticipation
- Savoir rendre compte à l’autorité hiérarchique
- Être force de proposition et d’innovation