ASSISTANT DE DIRECTION

Sous l'autorité du responsable des services techniques, vous apportez un soutien permanent en termes de gestion, de la préparation de dossiers administratifs, d'information, d'accueil, de planification des réunions, de classement et de suivi de dossiers. Vous assurez également l'intérim du responsable des services techniques afin de permettre la continuité du service.

Missions principales :

* Gestion administrative et suivi des dossiers en lien avec les différentes unités

* Préparation des réunions, constitution des dossiers préparatoires

* Rédaction des projets de délibérations du service, comptes-rendus

* Rédaction de notes internes

* Organisation et planification des réunions (y compris les commissions d'appel d'offres)

* Vérification de la conformité des factures en lien avec les chefs d'unité et la direction des affaires financières

Missions secondaires :

* Accueil physique et téléphonique (en l'absence de la secrétaire d'accueil).

Compétences

* Techniques d'accueil

* Qualités rédactionnelles

* Rigueur et sens de l'analyse

* Connaître l'environnement et le fonctionnement des collectivités territoriales

* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le responsable des services techniques

* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

* Respecter les procédures internes

* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers sur logiciels de bureautique

* maîtriser l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, diaporama, messagerie électronique)

* Organiser le classement et l'archivage des dossiers

* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du responsable des services techniques

* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Profil

* Expérience similaire en collectivité souhaitée

* Une connaissance en marché public serait un plus

* Discrétion exigée

* Disponibilité : activité variable en fonction des pics d'activité

* Niveau BTS (type assistant de manager, assistant de direction ou assistant juridique ou équivalent)