Assistant services à la population (h/f)

La commune de Quettreville-sur-Sienne a besoin de renforcer les effectifs du service administratif.

Placé sous l'autorité de la secrétaire générale de mairie et du maire, l'agent sera chargé principalement des fonctions suivantes : accueil (téléphonique et physique), état-civil, correspondance administrative, gestion des cimetières, gestion des élections, conseil municipal (préparation, présence, compte-rendu, affichage etc... ), remplacement sur les communes déléguées, gestion des agendas, tenue de l'agence postale communale en binôme (1 samedi matin sur 2)assistance et conseil aux élus, chargé de communication etc...

- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique ;
- gérer les formalités administratives courantes ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- tenir les listes électorales, gérer les différentes élections ;
- réaliser des tâches de secrétariat ;
- gérer les cimetières des communes déléguées ;
- Préparer, présence, compte-rendu et affichage du conseil municipal;
- Planification et suivi : gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous, assurer l'organisation logistique des réunions et des missions ;
- Gestion de la communication : affichage extérieur, intérieur, panneau pocket, Facebook, panneau lumineux, bulletin municipal... ;
- Réservation des salles ;
- Tenue de l'Agence Postale Communale (1 samedi matin sur 2) ;
- Remplacement sur les communes déléguées ;
- Accueil téléphonique et physique sur la commune déléguée d'Hérenguerville ;
- Gestion du recensement de la population.

- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).