Secrétariat de Pôle H/F

Le Centre Hospitalier de Valenciennes recrute un(e) Secrétaire de Pôle rattaché au Pôle de Gériatrie.

ATTRIBUTION DOMINANTE DU POSTE :

Secrétariat en binôme avec une secrétaire à mi-temps

oTâches de secrétariat

Réception, traitement, orientation et filtrage des appels téléphoniques

Traitement et gestion des mails

Courriers rédactions diverses, mise en forme (Pack Office), traitement, diffusion

Réservations salles de réunion, matériel informatique, véhicules

Participation au trinôme de Pôle

Gestion des agendas de l’encadrement

Gestion intranet du Pôle (autorisation accès, calendrier, protocole polaire…)

Centralisation documentaire du Pôle (Plan blanc, suivi PC…)

Présentation PPT

Organisation des réunions (invitation, installation salle/matériels, CR…)

Organisation des Bureaux de Pôle et Conseils de Pôle

Notes d’information

Ordre de mission

Mise à jour annuaire téléphonique

Archivage bureautique, classement

oAutres tâches :

Support administratif : inspections ARS, évaluations internes / externes, plaintes, mise à jour plan blanc / plan bleu…

Suivi des Appels à Projets (Conventions, Suivi du projet…)

Commande Ebuy (reprographie, lyreco, ordonnance, tampon…)

Commande des repas et tableau de suivi

Gestion des commandes Iphone / Abonnement (relation Orange)

Accompagnement et encadrement des stagiaires administratifs

Veille documentaire (publication d’appels à projets…)

Formation Continue

oElaboration du Plan Prévisionnel de Formation

oInformation (diffusion par mail auprès des Cadres et des Médecins du Pôle)

oInscriptions et suivi des formations :

Institutionnelles / extra-hospitalières / intra-hospitalières / polaires

oSuivi budgétaire

Mise à jour du budget formation,

Programmation de formations complémentaires

Règlement des factures (prestataires / frais de remboursement à l’agent)

oClôture en lien avec la DRH

Respect du calendrier de Clôture du CHV

Vérification des paiements / états de frais de déplacement

Mise à jour des dossiers dans GESFORM

oStatistiques

Historique formation agent

Historique de service

Bilan formation rapport d’activité (Médecins coordonnateurs, IDE qualité)

Communication

Gestion intranet du CHV

Mise à jour de documents de communication (affiche, plaquettes, Diaporama …)

Relation avec la communication du CHV

Travailler sur la mise en valeur de nos structures (site internet, documentation, communication événementielle, attractivité, journée portes ouvertes…)