Assistant / Assistante de direction en bureau d'études (H/F)

Au sein de notre agence à Potiers nous recherchons actuellement un(e) Assistant(e) de Direction dans le cadre de nos activités de bureau d'étude technique.

Profils recherchés :

De formation bac+2 en assistanat ou équivalent. Vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans dans une Agence d'Architecte /ou Bureau d'études et/ou Entreprise de BTP.

Votre savoir-être : Discrétion et sens de la confidentialité, capacité d'adaptation, excellente expression et aisance rédactionnelle, rigueur et structure dans l'organisation du travail, réactivité, sens de l'anticipation et des priorités sont des atouts indispensables pour réussir à ce poste.

Vous interviendrez dans tous les domaines de la gestion des bureaux d'études, ainsi que dans son développement.

Vos missions seront :
- Accueil téléphonique et physique
- Tri et suivi du courrier / Classement et archivage des documents
- Suivi/mise à jour de 2 boites mails et de la base de contacts
- Suivi des agendas de la Direction, des collaborateurs et organisation des déplacements
- Rédaction et mise en forme des courriers, notes et compte rendu de réunion
- Suivi et mise à jour du planning
- Veille, recherche et sélection des appels à candidatures/offres. Recherche et constitution des équipes et recherche de nouvelles compétences
- Assistance à l'élaboration des dossiers de réponse (note de présentation, méthodologie, organigramme, références, réalisation de fiches spécifiques.)
- Constitution des dossiers de candidature
- Relecture et corrections des supports écrits (notice, proposition, etc.)
- Suivi et constitution des dossiers des partenaires
- Mises à jour des documents administratifs
- Dépôt dématérialisé des dossiers
- Suivi administratif et financier des marchés de maitrise d'œuvre (contrats, honoraires, avenants, situation, .)
- Gestion du personnel : transmission des informations au comptable (contrats de travail et bulletins de salaires, suivi des congés et des visites médicales, vérification des notes de frais, traitement des candidatures spontanées et demandes de stages)
- Gestion de tous les dossiers administratifs (URSSAF, assurances, etc.) avec le cabinet comptable
- Veille et gestion des stocks bureautique et intendance
- Réalisation de la déclaration d'activités annuelles auprès de l'assureur
- Facturation (CHORUS PRO), suivi des paiements et relances
- Relation et assistance au cabinet de comptabilité
- Suivi analytique par affaire (heures, frais, déplacements, .)
- Vérification et suivi des factures fournisseurs
- Vérification et suivi des factures partenaires (marchés publics)

Logiciels : Parfaite maitrise du pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point), bonnes connaissances d'InDesign et des systèmes de visioconférence

Type de contrat :
- CDI, à discuter. Salaire selon expérience
- Prise de poste : Janvier 2025

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sociétés holding

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, …).