Chef du Service Administratif et Financier de l'Opéra Théâtre (H/F)

L'Opéra-Théâtre, acteur incontournable du spectacle vivant en Lorraine : art lyrique, danse, théâtre, propose des œuvres accessibles aussi bien aux amateurs qu'aux néophytes. Il multiplie les rendez-vous et les actions destinés à accompagner tous les publics : des parcours pédagogiques, mais aussi des répétitions publiques, des rencontres artistiques, des apéritifs-concerts des artistes du Chœur et des conférences thématiques. L’Opéra-Théâtre, avec 85 agents permanents et une vingtaine de vacataires, est l’un des derniers de France à compter encore ses propres ateliers de décors et de costumes et son propre corps de ballet, aux tonalités classique et néo-classique. Son rayonnement international s’affirme d’année en année, misant sur l’identité transfrontalière de la Métropole.

Dans un contexte de préparation de deux saisons hors les murs durant les travaux de rénovation, vous serez rattaché hiérarchiquement au Directeur de l'Opéra-Théâtre, et sous son autorité, vous aurez en charge :
- l’encadrement de l’équipe administrative
- la gestion des ressources humaines
- la responsabilité administrative, financière et juridique de l'Opéra Théâtre en cohérence avec les exigences de programmation et de productions

Vous aurez également en charge d’assurer de manière privilégiée la suppléance du directeur dans ses fonctions administratives

Encadrer et animer une équipe

Animer, communiquer et valoriser le dialogue et la concertation au sein du service (réunions…)

Définir et décliner les objectifs du service : organisation, mission, ressources et conception d’outils de planification

Contrôler et évaluer les actions et coordonner les méthodes de travail

Participer à la réalisation de bilans d’activités

Encourager et soutenir le développement des compétences des agents

Piloter la gestion des activités RH de l’OT en lien avec la Direction des Ressources Humaines

Apporter un premier niveau d’informations RH aux agents et aux managers

Contrôler la gestion du temps de travail, les ordres de mission et les frais de déplacements des agents de l’OT

Coordonner et contrôler les contrats de recrutement des intermittents selon le budget alloué

Evaluer les besoins en recrutement et valider les demandes, en veillant au respect du budget alloué

Suivre les recrutements des agents permanents, remplaçants, vacataires… en lien avec les Ressources Humaines

Veiller à la mise à jour de l’organigramme et au suivi des postes

Coordonner la campagne d’entretiens professionnels et garantir la mise à jour des fiches de poste

Coordonner et superviser l’élaboration du plan de formation

Piloter la gestion et l’exécution budgétaire et financière de l’OT en lien avec la DAF de la DGA Attractivité

Préparer le budget de l’OT en tenant compte de la programmation artistique

Contrôler l'exécution budgétaire, l'engagement des dépenses, des recettes et la validité des écritures de fin d’année

Organiser la facturation et les refacturations diverses

Mettre en place les outils nécessaires au suivi financier des opérations

Diffuser les procédures, les alertes et les recommandations de la Direction des Finances

Maîtriser les procédures de passation des marchés publics et de rédaction des contrats

Définir et appliquer des procédures adaptées aux activités de l'établissement

Animer un système de contrôle (procédures, documents administratifs, traçabilité)

Etablir et suivre les conventions avec les autres théâtres et institutions partenaires (coproduction, locations, mises à disposition, prestations

diverses…)

Assurer un suivi analytique des productions

Constituer les dossiers de demande de subvention en lien avec le service approprié

Contrôler la gestion, les dépenses et les recettes, mettre en place et analyser des tableaux de bord, contrôler les régies

Participer aux procédures d'achat public et suivre l'exécution globale (technique et financière) des marchés publics

Moderniser, optimiser les procédures administratives et être force de proposition d'amélioration des procédures globales

Accompagner et sécuriser les procédures administratives, financières, juridiques et de commande publique

Sécuriser et optimiser les activités administratives et financières de l’établissement

Organiser les process et systèmes de contrôle

Elaborer des montages juridiques, administratifs et financiers et élaborer les dossiers associés

Contrôler l’élaboration des actes administratifs et financiers ainsi que la préparation des délibérations

Anticiper et alerter sur les risques administratifs et financiers liés aux activités de l’OT

Garantir le respect des procédures internes en matière de commande publique

Rendre compte des résultats au niveau de la commande publique

Accompagner les services dans la définition de leurs besoins, dans le choix des procédures en matière de commande publique et dans l'exécution des marchés publics

Superviser la régie de recette de l’OT

Assister et conseiller les équipes sur le plan juridique

Analyser une demande / un problème juridique donné, effectuer un diagnostic de l'état initial du problème, formuler une réponse juridique ou réglementaire, élaborer des notes juridiques, organiser le traitement de la demande de conseils juridiques

Alerter sur les risques juridiques encourus, communiquer et vulgariser les solutions juridiques, informer et conseiller, identifier les situations de conflits d'intérêts et mettre en place les processus de sécurisation appropriés

Participer aux Coordinations des Directions (Codir Plénier) de la collectivité

Contribuer à la définition des orientations stratégiques de la DGA Attractivité et de la collectivité

Traduire les orientations budgétaires stratégiques en plan d’action

Diplôme de niveau Bac + 3 minimum dans le domaine des finances publiques, de la gestion de l’administration publique, du droit

Expérience confirmée sur un poste similaire souhaitée

Connaître les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques du secteur d'intervention

Maitriser les techniques de management, d'organisation et de planification, de médiation et résolution de problèmes

Maîtriser les ressources humaines et la méthodologie de gestion de projets

Maitrise des règles financières et comptables des collectivités territoriales, code des marchés publics et modalités d'application

Connaître et mettre en oeuvre les techniques et supports d'analyse et de recherche documentaire de l'information juridique

Maîtriser et mettre en oeuvre les techniques rédactionnelles de notes spécifiques au secteur juridique

Connaître les principes de structuration et de rédaction des actes juridiques

Posséder de bonnes capacités d'adaptation, de réactivité et de diplomatie

Être autonome et force de proposition

Maîtriser la langue anglaise