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Responsable Administratif et Comptable (H/F)
Le poste d'Assistant(e) de direction / Comptable / RH au sein de notre structure est rattaché à deux entités juridiques qui fonctionnent de pair au quotidien.
Le rôle de l'Assistante de direction / Comptable / RH
Le poste se positionne :
- en transversal et à la fin des processus commerciaux et techniques
- en accompagnement du chef d'entreprise dans le pilotage financier et social de l'entreprise
Relais direct du Chef d'Entreprise, il/elle est force de proposition par la remontée des informations du quotidien (Ambiance, Difficultés, Inquiétudes ou Euphories, Questionnements.). Proche des collaborateurs, elle/il sait écouter sans perdre de vue l'intérêt commun.
Les moyens mis à disposition :
- Un support humain permanent
o Expertise technique des compagnons pour l'identification des éléments de missions,
o Expertise process auprès de la Direction Comptable et RAF et l'antériorité des situations,
o Dynamique globale auprès de la Direction
L'ensemble des intervenants partagent des espaces bureaux / entrepôts ouverts.
- Un poste de travail ergonomique
o Double écran sur colonne,
o Terminal téléphonique Ip avec casque et module mobilité
- Des outils informatiques
o EBP pour la gestion (client/fournisseur, Achat/Vente, Stock/commande.) avec extension PRAXEDO pour le pilotage des interventions.
o MS Office et l'ensemble de la suite Pro
o Base de données fournisseurs et interface Web de commande.
- Des facilités
o Place de stationnement
o Salle restauration
Pour ce poste les savoir-être et savoir-faire importants sont :
1. Savoir-être :
1. Communiquant,Curieux et Consciencieux
2. Hyper Organisé (bureau net en partant le soir)
3. Avoir le sens des priorités
4. Bonne élocution
5. Action collective
2. Savoir-faire directs
1. Rapprochements bancaires et suivi trésorerie
2. Saisie factures fournisseur
3. Règlements fournisseurs
4. Encaissements client
5. Facturation des clients (fournitures, main d'œuvre, contrats.)
6. Gestion des notes de frais et des tickets CB du chef d'entreprise
7. Préparation des éléments variables de paie (paniers, tickets resto, suivi du temps passé, absences, RTT, Congés ..)
8. Anticipation des passages obligés (visite médecine du travail, entretien véhicules, habilitations.)
9. Déclaration TVA (sur les encaissements et les débits)
10. Passage et enregistrement des écritures comptables et relation avec l'Expert comptable
11. Tenue à jour des indicateurs de performance (Trésorerie, encours, FAE, CA, Commandes.)
12. Suivi des déclarations de gaz frigorigène + inventaire annuel
13. Suivi et renouvellement des habilitations de l'entreprise (Qualifroid.)
14. Analyses et statistiques selon besoins exprimés
15. Gestion et suivi des contrats d'entretien client
16. Surveillance informatique de 1er niveau (détection des problèmes, remontées aux prestataires infos, formation des nouveaux arrivants sur les outils, ..)
17. Traitement des mails quotidiens (analyse et actions)
18. Mise à jour des tarifs de certains fournisseurs dans le système de gestion devis
2. Savoir-faire complémentaires (en débord et collaboration avec l'administration des ventes)
1. Proposer des dates d'intervention à des clients (mail/téléphone)
2. Répondre au téléphone / prise de message téléphonique
3. Planification des techniciens sur App dédiée
4. Utilisation des outils bureautiques type suite Office
5. Utilisation Excel avec des formules de calcul avancée type « rechercheV », stxt, ..
6. Réception physique des livraisons (ouverture des portails, vérification des Colis, suivi des réclamations, Validation des BL ..)
Experience: 5 An(s)
Compétences: Comptabilité générale,Logiciels comptables,Codifier une facture,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Établir des déclarations fiscales et sociales,EBP logiciel comptable et gestion
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Le rôle de l'Assistante de direction / Comptable / RH
Le poste se positionne :
- en transversal et à la fin des processus commerciaux et techniques
- en accompagnement du chef d'entreprise dans le pilotage financier et social de l'entreprise
Relais direct du Chef d'Entreprise, il/elle est force de proposition par la remontée des informations du quotidien (Ambiance, Difficultés, Inquiétudes ou Euphories, Questionnements.). Proche des collaborateurs, elle/il sait écouter sans perdre de vue l'intérêt commun.
Les moyens mis à disposition :
- Un support humain permanent
o Expertise technique des compagnons pour l'identification des éléments de missions,
o Expertise process auprès de la Direction Comptable et RAF et l'antériorité des situations,
o Dynamique globale auprès de la Direction
L'ensemble des intervenants partagent des espaces bureaux / entrepôts ouverts.
- Un poste de travail ergonomique
o Double écran sur colonne,
o Terminal téléphonique Ip avec casque et module mobilité
- Des outils informatiques
o EBP pour la gestion (client/fournisseur, Achat/Vente, Stock/commande.) avec extension PRAXEDO pour le pilotage des interventions.
o MS Office et l'ensemble de la suite Pro
o Base de données fournisseurs et interface Web de commande.
- Des facilités
o Place de stationnement
o Salle restauration
Pour ce poste les savoir-être et savoir-faire importants sont :
1. Savoir-être :
1. Communiquant,Curieux et Consciencieux
2. Hyper Organisé (bureau net en partant le soir)
3. Avoir le sens des priorités
4. Bonne élocution
5. Action collective
2. Savoir-faire directs
1. Rapprochements bancaires et suivi trésorerie
2. Saisie factures fournisseur
3. Règlements fournisseurs
4. Encaissements client
5. Facturation des clients (fournitures, main d'œuvre, contrats.)
6. Gestion des notes de frais et des tickets CB du chef d'entreprise
7. Préparation des éléments variables de paie (paniers, tickets resto, suivi du temps passé, absences, RTT, Congés ..)
8. Anticipation des passages obligés (visite médecine du travail, entretien véhicules, habilitations.)
9. Déclaration TVA (sur les encaissements et les débits)
10. Passage et enregistrement des écritures comptables et relation avec l'Expert comptable
11. Tenue à jour des indicateurs de performance (Trésorerie, encours, FAE, CA, Commandes.)
12. Suivi des déclarations de gaz frigorigène + inventaire annuel
13. Suivi et renouvellement des habilitations de l'entreprise (Qualifroid.)
14. Analyses et statistiques selon besoins exprimés
15. Gestion et suivi des contrats d'entretien client
16. Surveillance informatique de 1er niveau (détection des problèmes, remontées aux prestataires infos, formation des nouveaux arrivants sur les outils, ..)
17. Traitement des mails quotidiens (analyse et actions)
18. Mise à jour des tarifs de certains fournisseurs dans le système de gestion devis
2. Savoir-faire complémentaires (en débord et collaboration avec l'administration des ventes)
1. Proposer des dates d'intervention à des clients (mail/téléphone)
2. Répondre au téléphone / prise de message téléphonique
3. Planification des techniciens sur App dédiée
4. Utilisation des outils bureautiques type suite Office
5. Utilisation Excel avec des formules de calcul avancée type « rechercheV », stxt, ..
6. Réception physique des livraisons (ouverture des portails, vérification des Colis, suivi des réclamations, Validation des BL ..)
Experience: 5 An(s)
Compétences: Comptabilité générale,Logiciels comptables,Codifier une facture,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Établir des déclarations fiscales et sociales,EBP logiciel comptable et gestion
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Publiée le 10/12/2024
