Assistant / Assistante de direction (H/F)

L'assistante de Direction est rattachée à la Direction de la Tranquillité Publique et de la Prévention (DTPP) et exerce sous l'autorité de la Directrice de la DTPP, et de l'Autorité Territoriale, les missions suivantes :

Gestion administrative & Logistique de la direction :
- Programmer des réunions ponctuelles et récurrentes (Réunion élu / Réunion service PM / Réunion chefs de service (individuelles & communes) / Groupes de travail du CLSPD) et en organiser la logistique (réservation salle, matériel, supports documentaires, convocations, préparation feuille émargement) ;
- Rappeler aux participants les réunions à venir (mail et/ou appels téléphoniques) ;
- Assurer l'accueil téléphonique ;
- Mettre à jour régulièrement et sur initiative les fichiers de coordonnées des partenaires et participants aux réunions ;
- Gestion des fournitures ;
- Réalisation et suivi des demandes ;
- Répondre aux demandes logistiques de l'encadrement direct ;
- Mise à jour de l'organigramme de la direction.

Gestion des courriers & signalements :
- Enregistrer les courriers « arrivée » et « départ »
- Dispatcher les courriers entrants aux services par voie dématérialisée ;
- Récupération et dépôt physique en Mairie des courriers & parapheurs ;
- Suivre le circuit des parapheurs et relancer les services le cas échéant ;
- Traitement du courrier de la directrice arrivant sur le futur logiciel courrier et des signalements de nuisances sur la plateforme Toodego : tableau de recensement et de suivi des courriers-demandes/ aide à la recherche d'informations / préparation trames de courriers / alerte en cas de non traitement passé un délai préalablement fixé / relais des réponse apportées aux services intéressés / archivage ;
- Traitement des plaintes : fourniture aux services des rapports PM appuyant la plainte, récupération des plaintes déposées, archivage, suivi des plaintes (tableau de suivi.)

Ressources Humaines :
- Compilation des astreintes et heures supplémentaires rémunérées, relances éventuelles, vérification du bon respect des volumes horaires maximum et transmission pour paiement ;
- Transmission RH, suivi des heures majorées et de récupération, information régulière des agents du crédit disponible et rappel des délais de consommation ;
- Constitution (version papier & dématérialisée) et suivi du dossier administratif des agents (CV, fiche de poste, arrêté de nomination, carrière, accréditations, évaluation, formations.) ;
- Initier et suivre les demandes d'agréments Préfet & Procureur et les demandes d'assermentation (prestation de serment) des agents PM et ASVP ;
- Armement (autorisation de port d'armes & abrogation du port d'arme) ;
- Accréditation à la conduite et autorisation de remisage des véhicules ;

Budget :
- Suivi des budgets des services PM / CVSU / Gestion des Risques : suivi régulier et état mensuel adressé à la direction ;
- Elaboration de tiers, bons de commande, virements de crédits & traitement des factures du service PM ;

Participation à la vie du service :
- Participation aux réunions de services : mise en forme ordre du jour, rédaction des comptes-rendus ou relevés de décisions, assistance dans les mesures à initier découlant des échanges ;
- Compte-rendu de réunion du CLSPD en comité plénier et restreint ;

En l'absence de l'agent titulaire :
- Gestion des chiens catégorisés
- Autorisations de barbecue

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.