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Secrétaire Éducatif·ve - CDI - Temps Plein - Poste à Pourvoir Dès que Possible H/F
L'association :
HOVIA est une association privée à but non lucratif, reconnue d'utilité publique.
Depuis plus d'un siècle, HOVIA oeuvre au service des personnes vulnérables et contribue à une société de droit : solidaire, inclusive et accueillante.
Plus forts ensembles, nous nous affirmons agiles et novateurs, en mesure de :
- Valoriser tous les champs de notre mission : l'accueil, l'accompagnement, le logement et l'insertion des personnes vulnérables,
- Proposer des parcours de vie complets, individualisés et sans rupture dans une approche globale,
- Défendre les valeurs fortes ancrées depuis nos origines et qui fondent notre ADN : la solidarité, le respect, la bienveillance et la laïcité,
- Accorder une attention particulière à la proximité entretenue avec les personnes accueillies, leur entourage et le territoire d'implantation.
L'Association regroupe 63 établissements et services répartis sur 50 sites dans 4 régions (Ile-de-France, Hauts-de-France, Bretagne et Normandie). Elle intervient dans le secteur sanitaire et médico-social (Protection de l'enfance et de la famille, enfants et adultes en situation de handicap et personnes âgées en perte d'autonomie).
L'établissement :
Suite à un appel à projets de la Ville de Paris, HOVIA a eu le plaisir d'être retenue pour l'ouverture, à l'été 2024, d'une Maison d'Enfants à Caractère Social (MECS) de 40 places dédiées à l'accueil de fratries d'enfants et adolescents - sous mesure de protection - âgés de 3 à 15 ans.
Pour répondre aux enjeux identifiés par la Direction Départementale de la Prévention et de la Protection de l'Enfance de la Ville de Paris et surtout aux besoins des enfants parisiens confiés et de leur entourage, la vocation de la MECS est d'accueillir principalement des fratries.
Implantée dans le diffus à Paris et en petite couronne, la MECS proposera des prestations d'accompagnement et d'hébergement favorisant bien-être et épanouissement de chacun - enfants, entourage et professionnels - dans un cadre de de vie apaisé au sein de :
- 4 unités de vie installées en diffus et accueillant chacune 10 enfants au maximum ;
- 1 espace familles dédié aux visites médiatisées et au soutien de l'entourage.
Le projet d'accompagnement de la MECS est résolument tourné vers une dynamique participative.
Il vise à soutenir chaque enfant dans l'ensemble des champs de son existence, en vue d'accompagner au mieux son évolution au sein de la MECS, mais surtout au-delà, dans la perspective de sa vie future. Il repose sur des principes d'individualisation, d'organisation apprenante et de mobilisation plurielle pour une prise en charge globale propice à l'accomplissement de chacun.
Pour tout cela, la MECS s'appuie sur l'expertise d'une équipe pluridisciplinaire d'environ 60 ETP.
Celle-ci mène ses missions en synergie avec les acteurs de la Cité en matière notamment de scolarité, d'insertion, d'ouverture au monde, de culture, de santé ou encore de sociabilisation.
Le budget annuel de la MECS est d'environ 4 M€.
Missions principales :
Sous l'autorité et la supervision de la direction adjointe de l'établissement, le secrétaire assure la gestion et le suivi administratif des dossiers des enfants et jeunes accompagnées et contribue activement à l'organisation générale de la structure en lien avec les chefs de service. A ce titre, il est notamment chargé de :
Accueil téléphonique et physique
- Accueillir et orienter les personnes se présentant physiquement dans les locaux
- Tenir le standard téléphonique : réception, réponses téléphoniques en première intention, filtrage et orientation des appels, tenue d'un registre des appels avec enregistrement des messages et transmission immédiate aux interlocuteurs concernés
Gestion du courrier
- Ouvrir le courrier entrant, affranchir le courrier sortant (déplacement à la Poste pour les LRAR)
- Tenir les registres des arrivées et des départs des courriers
- Transmettre l'intégralité du courrier à la direction pour validation puis le distribuer en interne
Gestion administrative des éléments comptables et des achats
- Réceptionner les factures via le logiciel Yooz et s'assurer du suivi en lien avec les fournisseurs pour passer à la dématérialisation le cas échéant
- Réaliser l'approvisionnement et le pointage des cartes Anytime (dépenses éducatives)
- Echanger avec les fournisseurs pour les passages de commandes et l'organisation des réceptions, gérer le stock des fournitures administratives
- Assurer la gestion et le suivi des dossiers de sinistre en lien avec les assurances (déclaration, devis de réparation, réception de la prise en charge ou du paiement)
- Assurer la bonne communication et répond le cas échéant aux demandes de la plateforme pour garantir la fluidité des informations
Gestion des dossiers du personnel et des dossiers formation
- Assurer la constitution du dossier d'embauche du salarié (suit la remise des pièces par le futur salarié)
- Scanner et classer toute pièce RH au dossier individuel du salarié
- Réaliser le suivi des dossiers de formation après validation du plan de développement de compétences : demandes de prises en charge, suivi des factures et paiement de factures, suivi des demandes de remboursement
- Assurer la bonne communication et répondre le cas échéant aux demandes de la plateforme pour garantir la fluidité des informations RH
Gestion des dossiers des usagers
- Créer et mettre à jour le dossier des enfants accompagnés (format numérique)
- Assurer le traitement administratif des demandes d'admissions et du parcours des enfants
Appui de l'équipe de direction dans l'ensemble des tâches administratives
- Soutenir les chefs de service dans le suivi de l'activité par la mise à disposition d'outil et via des points réguliers de vérification du suivi (tableau des effectifs pour la facturation, tableau des échéances, revue de dossier des DUI des enfants etc.)
- Tenir un annuaire des partenaires et des adresses utiles à l'activité éducative
- Réaliser à la demande des membres de l'équipe de direction les courriers administratifs (rédaction et/ou mise en forme) et démarches téléphoniques sollicités
- Réaliser à la demande l'organisation de réunions et d'événements (réservations de salles, commandes de repas etc.)
- Réaliser l'archivage de l'ensemble des documents administratifs et des dossiers usagers, selon les procédures associatives établies
- Participer à l'ensemble des réunions garantissant la bonne implication au sein du service et compréhension globale des enjeux de l'établissement (réunions de direction, réunion plateforme, réunions institutionnelles, réunions exceptionnelles) et assurer à la demande la prise de notes et les comptes rendus des réunions
Diplôme et expérience :
- BEP CAP de type assistant de direction souhaité et/ou expérience de même nature
- Expérience dans le secteur médico-social appréciée
Rémunération et conditions de travail :
Selon la CCN 66 : à partir de 1801.80 € brut/mois + ancienneté+ indemnité Ségur 238 €brut/mois
Congés trimestriels : 9 jours en sus des congés légaux
Mutuelle : Prise en charge employeur à hauteur de 65 % sur le contrat de base salarié
Tickets restaurant
Bureau situé dans le 19ème arrondissement de Paris
HOVIA est une association privée à but non lucratif, reconnue d'utilité publique.
Depuis plus d'un siècle, HOVIA oeuvre au service des personnes vulnérables et contribue à une société de droit : solidaire, inclusive et accueillante.
Plus forts ensembles, nous nous affirmons agiles et novateurs, en mesure de :
- Valoriser tous les champs de notre mission : l'accueil, l'accompagnement, le logement et l'insertion des personnes vulnérables,
- Proposer des parcours de vie complets, individualisés et sans rupture dans une approche globale,
- Défendre les valeurs fortes ancrées depuis nos origines et qui fondent notre ADN : la solidarité, le respect, la bienveillance et la laïcité,
- Accorder une attention particulière à la proximité entretenue avec les personnes accueillies, leur entourage et le territoire d'implantation.
L'Association regroupe 63 établissements et services répartis sur 50 sites dans 4 régions (Ile-de-France, Hauts-de-France, Bretagne et Normandie). Elle intervient dans le secteur sanitaire et médico-social (Protection de l'enfance et de la famille, enfants et adultes en situation de handicap et personnes âgées en perte d'autonomie).
L'établissement :
Suite à un appel à projets de la Ville de Paris, HOVIA a eu le plaisir d'être retenue pour l'ouverture, à l'été 2024, d'une Maison d'Enfants à Caractère Social (MECS) de 40 places dédiées à l'accueil de fratries d'enfants et adolescents - sous mesure de protection - âgés de 3 à 15 ans.
Pour répondre aux enjeux identifiés par la Direction Départementale de la Prévention et de la Protection de l'Enfance de la Ville de Paris et surtout aux besoins des enfants parisiens confiés et de leur entourage, la vocation de la MECS est d'accueillir principalement des fratries.
Implantée dans le diffus à Paris et en petite couronne, la MECS proposera des prestations d'accompagnement et d'hébergement favorisant bien-être et épanouissement de chacun - enfants, entourage et professionnels - dans un cadre de de vie apaisé au sein de :
- 4 unités de vie installées en diffus et accueillant chacune 10 enfants au maximum ;
- 1 espace familles dédié aux visites médiatisées et au soutien de l'entourage.
Le projet d'accompagnement de la MECS est résolument tourné vers une dynamique participative.
Il vise à soutenir chaque enfant dans l'ensemble des champs de son existence, en vue d'accompagner au mieux son évolution au sein de la MECS, mais surtout au-delà, dans la perspective de sa vie future. Il repose sur des principes d'individualisation, d'organisation apprenante et de mobilisation plurielle pour une prise en charge globale propice à l'accomplissement de chacun.
Pour tout cela, la MECS s'appuie sur l'expertise d'une équipe pluridisciplinaire d'environ 60 ETP.
Celle-ci mène ses missions en synergie avec les acteurs de la Cité en matière notamment de scolarité, d'insertion, d'ouverture au monde, de culture, de santé ou encore de sociabilisation.
Le budget annuel de la MECS est d'environ 4 M€.
Missions principales :
Sous l'autorité et la supervision de la direction adjointe de l'établissement, le secrétaire assure la gestion et le suivi administratif des dossiers des enfants et jeunes accompagnées et contribue activement à l'organisation générale de la structure en lien avec les chefs de service. A ce titre, il est notamment chargé de :
Accueil téléphonique et physique
- Accueillir et orienter les personnes se présentant physiquement dans les locaux
- Tenir le standard téléphonique : réception, réponses téléphoniques en première intention, filtrage et orientation des appels, tenue d'un registre des appels avec enregistrement des messages et transmission immédiate aux interlocuteurs concernés
Gestion du courrier
- Ouvrir le courrier entrant, affranchir le courrier sortant (déplacement à la Poste pour les LRAR)
- Tenir les registres des arrivées et des départs des courriers
- Transmettre l'intégralité du courrier à la direction pour validation puis le distribuer en interne
Gestion administrative des éléments comptables et des achats
- Réceptionner les factures via le logiciel Yooz et s'assurer du suivi en lien avec les fournisseurs pour passer à la dématérialisation le cas échéant
- Réaliser l'approvisionnement et le pointage des cartes Anytime (dépenses éducatives)
- Echanger avec les fournisseurs pour les passages de commandes et l'organisation des réceptions, gérer le stock des fournitures administratives
- Assurer la gestion et le suivi des dossiers de sinistre en lien avec les assurances (déclaration, devis de réparation, réception de la prise en charge ou du paiement)
- Assurer la bonne communication et répond le cas échéant aux demandes de la plateforme pour garantir la fluidité des informations
Gestion des dossiers du personnel et des dossiers formation
- Assurer la constitution du dossier d'embauche du salarié (suit la remise des pièces par le futur salarié)
- Scanner et classer toute pièce RH au dossier individuel du salarié
- Réaliser le suivi des dossiers de formation après validation du plan de développement de compétences : demandes de prises en charge, suivi des factures et paiement de factures, suivi des demandes de remboursement
- Assurer la bonne communication et répondre le cas échéant aux demandes de la plateforme pour garantir la fluidité des informations RH
Gestion des dossiers des usagers
- Créer et mettre à jour le dossier des enfants accompagnés (format numérique)
- Assurer le traitement administratif des demandes d'admissions et du parcours des enfants
Appui de l'équipe de direction dans l'ensemble des tâches administratives
- Soutenir les chefs de service dans le suivi de l'activité par la mise à disposition d'outil et via des points réguliers de vérification du suivi (tableau des effectifs pour la facturation, tableau des échéances, revue de dossier des DUI des enfants etc.)
- Tenir un annuaire des partenaires et des adresses utiles à l'activité éducative
- Réaliser à la demande des membres de l'équipe de direction les courriers administratifs (rédaction et/ou mise en forme) et démarches téléphoniques sollicités
- Réaliser à la demande l'organisation de réunions et d'événements (réservations de salles, commandes de repas etc.)
- Réaliser l'archivage de l'ensemble des documents administratifs et des dossiers usagers, selon les procédures associatives établies
- Participer à l'ensemble des réunions garantissant la bonne implication au sein du service et compréhension globale des enjeux de l'établissement (réunions de direction, réunion plateforme, réunions institutionnelles, réunions exceptionnelles) et assurer à la demande la prise de notes et les comptes rendus des réunions
Diplôme et expérience :
- BEP CAP de type assistant de direction souhaité et/ou expérience de même nature
- Expérience dans le secteur médico-social appréciée
Rémunération et conditions de travail :
Selon la CCN 66 : à partir de 1801.80 € brut/mois + ancienneté+ indemnité Ségur 238 €brut/mois
Congés trimestriels : 9 jours en sus des congés légaux
Mutuelle : Prise en charge employeur à hauteur de 65 % sur le contrat de base salarié
Tickets restaurant
Bureau situé dans le 19ème arrondissement de Paris
Publiée le 16/01/2025
