Rechercher
Assistant administratif
Première intercommunalité du Rhône, la Communauté d’Agglomération Villefranche Beaujolais Saône (CAVBS) dispose de nombreux atouts liés notamment à sa situation géographique au cœur des réseaux de transport et de communication, à son dynamisme économique, à la qualité de ses équipements économiques et culturels et à son cadre de vie préservé.
Engagée dans un plan de mandat ambitieux, la Communauté d’Agglomération a fait le choix de porter des grands projets structurants pour répondre aux enjeux politiques et sociétaux dans de nombreux domaines : développement économique, mobilités, transition écologique, collecte et valorisation des déchets, eau potable et assainissement, rivières et milieux aquatiques, bâtiments et équipements, services aux habitants.
Le pôle cohésion sociale et équipements compte plus de 200 agents engagés, au quotidien, pour déployer des politiques publiques et des services de qualité, adaptés aux besoins des habitants des 18 communes membres de la Communauté d’agglomération.
Rattaché(e) à la Directrice du pôle Cohésion Sociale et Equipements, vous assurez le secrétariat de direction, vous participez à l’accueil du public des services du pôle avec deux autres assistantes, et êtes le référent administratif et comptable du service Funéraire composé de 6 agents.
Missions principales
> Secrétariat
- Mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, diaporamas, rapports, décisions etc…)
- Gérer le courrier entrant et sortant, y compris mailing
- Organiser des réunions ou des évènements internes
- Préparer les Commissions Services à la population et Politique de la ville / NPRU (convocations, préparation des dossiers etc…)
- Gérer les agendas et les rendez-vous
- Classer et archiver les documents (papier et dématérialisés) en lien avec l’agent référent archives
> Accueil du public par roulement établi entre les trois assistants administratifs
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
- Renseigner et orienter le public
> Gestion comptable
- Effectuer le traitement comptable des opérations courantes (en dépenses et en recettes)
- Préparer les titres pour les redevances du centre funéraire
- Participer à la préparation budgétaire et à son exécution, assurer le suivi (outil métier CIRIL)
- Régisseur de la régie de recette du service funéraire
> Gestion des titres de concessions funéraires du cimetière paysager de Grange Chervet
- Assurer le suivi des concessions arrivées à échéance
- Etablir les titres de renouvellement de concessions après vérification de la situation administrative du demandeur
- Effectuer la saisie de données et l’intégration de documents dans le logiciel métier CartoCim
- Rédiger et délivrer les autorisations de pose de stèles dans le respect du règlement du cimetière
- Gérer administrativement les reprises de concession et veiller au respect de la procédure
> Relations et partenaires
- Agents du pôle et des autres services
- Usagers, public
- Elus
- Partenaires institutionnels
- Prestataires extérieurs (dont les entreprises de pompes funèbres)
Profil recherché et compétences requises
- Maîtrise de l’outil bureautique (pack Microsoft, y compris Power Point)
La formation sur les outils métiers CIRIL pour la comptabilité et CartoCim pour le cimetière sera assurée en interne
- Connaissance des notions élémentaires de comptabilité publique
- L’acquisition des connaissances juridiques dans le domaine funéraire sera assurée en interne et avec une formation professionnelle le cas échéant
- Capacité à travailler en équipe
- Sens des relations humaines, aisance relationnelle
- Discrétion et tact, empathie
- Rigueur et organisation
- Esprit d’analyse
- Faculté d’adaptation et polyvalence
- Sens du service public
Conditions d’emploi
- Poste à temps complet (37h30/semaine)
- Recrutement statutaire ou par voie contractuelle (CDD de 1 an, ou portabilité de CDI fonction publique)
- Rémunération indiciaire statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d’année
- Titres restaurants, prise en charge abonnement de transport en commun, forfait mobilités, contrats collectifs santé et prévoyance, comité d’action sociale
- Télétravail possible 1 jour par semaine
- Lieu de travail : Villefranche sur Saône
- Poste à pourvoir au 01 avril 2025
Engagée dans un plan de mandat ambitieux, la Communauté d’Agglomération a fait le choix de porter des grands projets structurants pour répondre aux enjeux politiques et sociétaux dans de nombreux domaines : développement économique, mobilités, transition écologique, collecte et valorisation des déchets, eau potable et assainissement, rivières et milieux aquatiques, bâtiments et équipements, services aux habitants.
Le pôle cohésion sociale et équipements compte plus de 200 agents engagés, au quotidien, pour déployer des politiques publiques et des services de qualité, adaptés aux besoins des habitants des 18 communes membres de la Communauté d’agglomération.
Rattaché(e) à la Directrice du pôle Cohésion Sociale et Equipements, vous assurez le secrétariat de direction, vous participez à l’accueil du public des services du pôle avec deux autres assistantes, et êtes le référent administratif et comptable du service Funéraire composé de 6 agents.
Missions principales
> Secrétariat
- Mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, diaporamas, rapports, décisions etc…)
- Gérer le courrier entrant et sortant, y compris mailing
- Organiser des réunions ou des évènements internes
- Préparer les Commissions Services à la population et Politique de la ville / NPRU (convocations, préparation des dossiers etc…)
- Gérer les agendas et les rendez-vous
- Classer et archiver les documents (papier et dématérialisés) en lien avec l’agent référent archives
> Accueil du public par roulement établi entre les trois assistants administratifs
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
- Renseigner et orienter le public
> Gestion comptable
- Effectuer le traitement comptable des opérations courantes (en dépenses et en recettes)
- Préparer les titres pour les redevances du centre funéraire
- Participer à la préparation budgétaire et à son exécution, assurer le suivi (outil métier CIRIL)
- Régisseur de la régie de recette du service funéraire
> Gestion des titres de concessions funéraires du cimetière paysager de Grange Chervet
- Assurer le suivi des concessions arrivées à échéance
- Etablir les titres de renouvellement de concessions après vérification de la situation administrative du demandeur
- Effectuer la saisie de données et l’intégration de documents dans le logiciel métier CartoCim
- Rédiger et délivrer les autorisations de pose de stèles dans le respect du règlement du cimetière
- Gérer administrativement les reprises de concession et veiller au respect de la procédure
> Relations et partenaires
- Agents du pôle et des autres services
- Usagers, public
- Elus
- Partenaires institutionnels
- Prestataires extérieurs (dont les entreprises de pompes funèbres)
Profil recherché et compétences requises
- Maîtrise de l’outil bureautique (pack Microsoft, y compris Power Point)
La formation sur les outils métiers CIRIL pour la comptabilité et CartoCim pour le cimetière sera assurée en interne
- Connaissance des notions élémentaires de comptabilité publique
- L’acquisition des connaissances juridiques dans le domaine funéraire sera assurée en interne et avec une formation professionnelle le cas échéant
- Capacité à travailler en équipe
- Sens des relations humaines, aisance relationnelle
- Discrétion et tact, empathie
- Rigueur et organisation
- Esprit d’analyse
- Faculté d’adaptation et polyvalence
- Sens du service public
Conditions d’emploi
- Poste à temps complet (37h30/semaine)
- Recrutement statutaire ou par voie contractuelle (CDD de 1 an, ou portabilité de CDI fonction publique)
- Rémunération indiciaire statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d’année
- Titres restaurants, prise en charge abonnement de transport en commun, forfait mobilités, contrats collectifs santé et prévoyance, comité d’action sociale
- Télétravail possible 1 jour par semaine
- Lieu de travail : Villefranche sur Saône
- Poste à pourvoir au 01 avril 2025
Publiée le 10/01/2025
