Agent d'accueil et de gestion administrative

Sous la direction des élus de la commune et en collaboration avec la secrétaire générale de mairie, avec les agents des services techniques et des services périscolaires, l’agent traitera de manière générale les demandes des usagers et assurera plus particulièrement les missions suivantes :

Accueil et secrétariat :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Enregistrement du courrier
- Rédaction des actes administratifs (arrêtés municipaux) et courriers divers
- Gestion des affaires courantes et de l’affichage réglementaire
- Gestion des locations de salles (réservation, contrats, facturation, …)

Elections :
- Tenue des listes électorales
- Organisation des élections en collaboration avec les collègues
- Participation aux opérations de dépouillement

Etat-Civil :
- Rédaction des actes : reconnaissance, mariage, décès,...
- Rédaction des PACS, parrainage civil
- Gestion des demandes d’extraits d’actes, de duplicata de livrets de famille,…
- Recensement à la Journée Défense et Citoyenneté

Urbanisme :
- Réception, enregistrement et suivi des dossiers (PC, DP, CU, DIA)

Gestion du cimetière :
- Mise à jour et gestion du cimetière communal (achats, renouvellement des concessions, traitement des demandes d'inhumations et d'exhumations)

Gestion des régies de cantine et garderie :
- Facturation des repas et de la garderie, émission des titres

Aide sociale :
- Orientation des administrés dans leur demande d’aide sociale

Activités occasionnelles :
- Remplacement de la secrétaire générale de mairie pendant son absence
- Soutien en comptabilité : saisie de mandats et de titres
- Tutorat de stagiaires

Travail 1 samedi matin sur 3

Savoir-faire :
- Accueillir le public avec amabilité, courtoisie et professionnalisme
- Traiter les demandes, filtrer et orienter les interlocuteurs
- Organiser son temps de travail
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Savoir travailler en équipe
- Gestion des priorités
- Gérer un planning de réservation
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
- Connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics

Savoir-être :
- Qualités relationnelles
- Polyvalence et adaptation
- Réactivité et compréhension rapide des attentes de la part des usagers comme des élus
- Ponctuel et rigoureux notamment sur le respect des délais
- Discrétion et neutralité
- Sens de l’écoute, de la diplomatie et faire preuve de patience
- Gestion des situations de stress et des imprévus
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public
- Etre capable de gérer des dossiers très variés
- Disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics)