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Adjoint du service Etat civil- élections F/H
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Filière : Administrative
Catégorie : B
Direction : Direction des démarches, du droit et du document- Etat-civil/ Élections
Recrutement : Titulaire/Contractuel
MISSION
- Encadrer fonctionnellement, avec les 2 autres adjoints, l'ensemble des officiers d'état civil et hiérarchiquement 1/3 de l'équipe
- Former les nouveaux arrivants
- Organiser et suivre l'activité d'un ou plusieurs des domaines suivants: identité, élections, affaires générales, naissance, mariage, décès répartis sur 3 sites (un centre administratif, une mairie annexe et un bureau d'enregistrement des naissances à l'hôpital intercommunal)
- Veiller au partage et à la diffusion de l'information
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Compléments
Superviser et coordonner l'activité d'une ou plusieurs équipes / secteurs / corps de métier, en fonction du niveau de service attendu
- Interroger les processus et les pratiques
- Formaliser et/ou adapter les procédures et accompagner l'équipe dans leur appropriation
Réaliser des tableaux de bord de suivi d'activité à remonter au responsable
- Participer à la définition et la construction des outils et indicateurs permettant de suivre l'activité
- Assurer le reporting de ces indicateurs et les analyser
- Identifier et déployer les actions d'amélioration ou les actions correctives
Planifier l'activité et définir les priorités des tâches des membres de l'équipe
Planifier et définir les priorités en coordination avec les 2 autres adjoints du service
Gérer le personnel placé sous sa responsabilité : gérer les congés, conduire les entretiens professionnels, suivre les formations, remonter des données RH, ...
- Contribuer à la montée en compétence des équipes
- Assurer les entretiens nécessaires à la régulation des équipes
Assurer la transmission des consignes de la collectivité, et veiller au respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur dans son équipe
Veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité, et notamment au port des équipements de protection individuelle
Évaluer au quotidien la qualité du travail réalisé par son équipe
Construire les outils permettant une évaluation tant collective qu'individuelle du travail réalisé par les équipes
Utiliser ces outils d'évaluation pour réaliser des bilans individuels et identifier les actions à mettre en œuvre pour la montée en compétence de l'équipe
Coordonner en transversalité ses équipes avec d'autres intervenants (services municipaux, communautaires, prestataires)
- Assurer le lien avec les autorités référentes, selon les domaines d'activité suivis (préfecture et/ou tribunal)
ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
Supplée aux absences des autres adjoints ou du responsable
Participe aux temps forts du service (organisation des scrutins électoraux, du recensement de la population...)
ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
Savoir faire
Définir le planning et l'organisation quotidienne du plan de charge de son équipe
Définir la répartition des tâches entre les agents
Contrôler le travail des équipes et apporter un premier niveau de solution aux difficultés rencontrées
Animer des réunions d'équipe et participer aux réunions de service
Saisir l'ensemble des données liées à l'activité
Contrôler le temps de travail des équipes, le respect des plannings et des normes en vigueur
Valider les éléments RH avant de les transmettre à la hiérarchie / la DRH
Conduire les entretiens professionnels
Savoirs
Règles et procédures de la collectivité
Règles comptables et budgétaires
Règles des marchés publics
Expertises liées aux missions du service
Organisation et objectifs de la collectivité
Outils bureautiques
Règles d'hygiène et sécurité
MOYENS
Outils bureautiques
CONDITIONS D’EXERCICE
Mobilisation forte attendue pour l'organisation de la campagne de recensement et/ou des scrutins électoraux (travail en soirée et/ou le week-end notamment lors des élections).
Télétravail envisageable selon les règles fixées par la collectivité et selon les besoins du service Comité des œuvres sociales, restaurant d'entreprise avec participation de la collectivité, salle de sport aménagée au sein du centre administratif, participation de l'employeur à la prise en charge de la complémentaire santé
Savoir-être Former et encadrer les agents au quotidien Accueillir et intégrer les nouveaux agents Animer des réunions Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Filière : Administrative
Catégorie : B
Direction : Direction des démarches, du droit et du document- Etat-civil/ Élections
Recrutement : Titulaire/Contractuel
MISSION
- Encadrer fonctionnellement, avec les 2 autres adjoints, l'ensemble des officiers d'état civil et hiérarchiquement 1/3 de l'équipe
- Former les nouveaux arrivants
- Organiser et suivre l'activité d'un ou plusieurs des domaines suivants: identité, élections, affaires générales, naissance, mariage, décès répartis sur 3 sites (un centre administratif, une mairie annexe et un bureau d'enregistrement des naissances à l'hôpital intercommunal)
- Veiller au partage et à la diffusion de l'information
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Compléments
Superviser et coordonner l'activité d'une ou plusieurs équipes / secteurs / corps de métier, en fonction du niveau de service attendu
- Interroger les processus et les pratiques
- Formaliser et/ou adapter les procédures et accompagner l'équipe dans leur appropriation
Réaliser des tableaux de bord de suivi d'activité à remonter au responsable
- Participer à la définition et la construction des outils et indicateurs permettant de suivre l'activité
- Assurer le reporting de ces indicateurs et les analyser
- Identifier et déployer les actions d'amélioration ou les actions correctives
Planifier l'activité et définir les priorités des tâches des membres de l'équipe
Planifier et définir les priorités en coordination avec les 2 autres adjoints du service
Gérer le personnel placé sous sa responsabilité : gérer les congés, conduire les entretiens professionnels, suivre les formations, remonter des données RH, ...
- Contribuer à la montée en compétence des équipes
- Assurer les entretiens nécessaires à la régulation des équipes
Assurer la transmission des consignes de la collectivité, et veiller au respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur dans son équipe
Veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité, et notamment au port des équipements de protection individuelle
Évaluer au quotidien la qualité du travail réalisé par son équipe
Construire les outils permettant une évaluation tant collective qu'individuelle du travail réalisé par les équipes
Utiliser ces outils d'évaluation pour réaliser des bilans individuels et identifier les actions à mettre en œuvre pour la montée en compétence de l'équipe
Coordonner en transversalité ses équipes avec d'autres intervenants (services municipaux, communautaires, prestataires)
- Assurer le lien avec les autorités référentes, selon les domaines d'activité suivis (préfecture et/ou tribunal)
ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
Supplée aux absences des autres adjoints ou du responsable
Participe aux temps forts du service (organisation des scrutins électoraux, du recensement de la population...)
ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
Savoir faire
Définir le planning et l'organisation quotidienne du plan de charge de son équipe
Définir la répartition des tâches entre les agents
Contrôler le travail des équipes et apporter un premier niveau de solution aux difficultés rencontrées
Animer des réunions d'équipe et participer aux réunions de service
Saisir l'ensemble des données liées à l'activité
Contrôler le temps de travail des équipes, le respect des plannings et des normes en vigueur
Valider les éléments RH avant de les transmettre à la hiérarchie / la DRH
Conduire les entretiens professionnels
Savoirs
Règles et procédures de la collectivité
Règles comptables et budgétaires
Règles des marchés publics
Expertises liées aux missions du service
Organisation et objectifs de la collectivité
Outils bureautiques
Règles d'hygiène et sécurité
MOYENS
Outils bureautiques
CONDITIONS D’EXERCICE
Mobilisation forte attendue pour l'organisation de la campagne de recensement et/ou des scrutins électoraux (travail en soirée et/ou le week-end notamment lors des élections).
Télétravail envisageable selon les règles fixées par la collectivité et selon les besoins du service Comité des œuvres sociales, restaurant d'entreprise avec participation de la collectivité, salle de sport aménagée au sein du centre administratif, participation de l'employeur à la prise en charge de la complémentaire santé
Savoir-être Former et encadrer les agents au quotidien Accueillir et intégrer les nouveaux agents Animer des réunions Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Publiée le 11/12/2024
