Assistante Ressources

Participe à la mise en œuvre de la politique d’achats de la collectivité

Assiste la responsable de service dans la coordination, la passation et le suivi administratif et financier des marchés gérés par le service,

Soutien administratif dans le suivi des affaires juridiques

Suivi des sinistres d’assurances de la collectivité (hors statutaire)

Assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires

ACTIVITÉS

GENERAL

Suivi des tableaux de bord d’activité du service

Communiquer et dupliquer les dossiers pour les services concernés

Informer les personnels et les usagers de la structure

Archivage classement

MARCHES PUBLICS :

Assurer un soutien administratif et logistique lors des différentes phases de passation des marchés publics :

› Instruction du projet de marché

Pré-saisie des pièces administratives (règlement de consultation, CCAP, acte d’engagement)

Garantie et contrôle des circuits de validation

› Phase consultation

Préparation de l’avis de publicité et dématérialisation de la consultation

Suivi des questions des candidats

› Ouverture des plis et vérification de la recevabilité administrative des candidats

› Examen des Offre – Phase d’analyse et de négociation
-Préparation des différents courriers et gestion des signatures
- Transmission des pièces aux services opérationnels

› Commission d’appels d’offres

Gestion des convocations et préparation des commissions

› Attribution : Préparation – Rejets – Notifications

Préparation des différents courriers / documents d’attribution et gestion des signatures

Transmission des données au contrôle de légalité via Fast

› Formalités Post Notification : transmission flux PES, préparation open data, avis d’attribution, recensement économique de l’achat public

› Suivi de l’exécution administrative des marchés :

Gestion des reconductions, soutien administratif pour la gestion des avenants, acte de sous traitance, cession de créance

Affaires Juridiques / Assurance :

Assistance administrative générale, prise de rendez-vous, transmission d’informations, préparation de dossiers

Gestion des sinistres et transmission des éléments aux assureurs

RESSOURCES HUMAINES :

› Plan de formation

Aide à l’évaluation du besoin de formation et à la conception du plan de formation

Demande de devis aux entreprises

Comparatif des devis de formation

Tableau de suivis des formations et des habilitations

Classement des attestations de formation et titre d’habilitation dans les dossiers agents

› Entretien Individuel

Rédaction des convocations des agents aux entretiens individuels

Aide à la mise en place du planning d’entretien

Création du dossier agent et évaluateur

Transmission du dossier à chaque agent

› Comité technique

Aide à la rédaction des comptes rendu

› Visite médicale

Suivi des visites médicales agents

Convocation des agents aux visites médicales

SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS
- Procédures de gestion et d’instruction administratives
- Procédures de contrôle
- Tableaux de bord et indicateurs
- Actes et écrits administratifs
- Règles de classement et d’archivage
- Techniques et outils de planification

SAVOIRS GENERAUX
- Rôles et attribution des différents services et opérateurs des procédures d’instruction
- Connaissance de base de la règlementation du domaine d’intervention
- Techniques rédactionnelles
- Communications orales et écrites