Référent administratif et financier (F/H)

La Communauté d’Agglomération Porte de l’Isère est une intercommunalité constituée de 22 communes, comptant 112 905 habitants. Elle occupe une situation géographique privilégiée (idéalement située à 20 minutes à l’est de Lyon) et dotée d’un excellent niveau d’accessibilité : aéroport, TGV et autoroutes.

C’est un territoire singulier, à taille humaine, où patrimoine urbain, industriel et naturel vivent en parfaite harmonie. Engagée dans le développement durable, la transition énergétique et le respect de l’environnement, la CAPI est un territoire agréable à vivre, avec un tissu économique dynamique et innovant.

Elle assure une large palette de compétences au quotidien : des missions de planification, aménagement et développement (habitat, économie, urbanisme, mobilités, éclairage public, voiries, transition énergétique), mais aussi une offre de services aux habitants : petite enfance, gestion d’équipements sportifs et culturels, lecture publique, eau et assainissement…

Au sein de la CAPI, la Direction habitat, insertion et solidarité territoriales est chargée de proposer un logement adapté à tous, de favoriser l'insertion socio-professionnelle durable des publics éloignés de l'emploi, de réduire les inégalités dans les quartiers ciblés « politique de la ville », et sur le reste du territoire CAPI.

Ainsi, rattaché(e) au responsable du pôle Emploi et Insertion, vous serez chargé(e) d’assurer le suivi administratif et financier du Plan Local pour l’Insertion et l’Emploi (PLIE). Vous aurez également en charge d’assurer l’exécution et le suivi budgétaire ainsi que les marchés publics de l’ensemble de la direction.

Sur le volet administratif et financier du PLIE

Assurer la préparation, le suivi et le fonctionnement

Assurer le secrétariat des Commissions Techniques d’Admission et de Sortie (CTAS) :

o Préparer les CTAS (calendrier annuel, envoi du tableau des situations, ...)

o Être l’interlocuteur auprès des référents de parcours et des partenaires de la CTAS

o Rédiger les courriers de convocation et de relances auprès des bénéficiaires

o Mettre à la signature les contrats d’engagements et en assurer le suivi

Saisir sur le logiciel de suivi d’activité « VIeSION »

Elaborer les modes opératoires et guide des outils métiers (vieision-Neo-RSA)

Préparer logistiquement et organiser les instances du PLIE (COTECH, COPIL, groupes de travail…) et rédiger les comptes-rendus

Assurer l’organisation de réunions, de rendez-vous et mettre à jour les agendas Outlook

Préparer, rédiger, suivre les conventions administratives et /ou de partenariat afférentes au PLIE et à leur renouvellement :

o Rédiger, assurer le suivi de toutes les conventions (locaux, partenariat, ... liés aux actions mises en place par le PLIE)

o Mettre en place des outils de suivi en lien avec la responsable du PLIE

o Monter le (s) dossier(s) de demandes de subventions dans le cadre du Plan Départemental d’Insertion vers l’Emploi (PDIE) et du Fonds Social Européen (FSE), et en assurer la gestion administrative et financière

o Assurer la gestion du logiciel de suivi d’activité « VIeSION »

Sur le volet statistique :

Assurer un appui sur la collecte et l’analyse des données statistiques du PLIE

Réaliser des extractions de données du logiciel de suivi d’activité « VIeSION »

Au niveau de la direction sur le volet financier et commande publique :

Assurer l’exécution budgétaire ainsi que des marchés publics de l’ensemble de la direction (AS, DM, bons de commandes, mandats/titres, avenants marchés publics…)

Mettre en place et suivre les tableaux financiers et/ou outils correspondants pour assurer l’exécution budgétaire en fonctionnement et en investissement de la direction

Mettre en place les outils pour une comptabilité analytique concernant le PLIE pour le Fonds Social Européen et faire le lien avec les autres services de la CAPI

Dans ce cadre, vos missions seront :

Transmettre régulièrement les engagements, les états des dépenses auprès des chargés de mission et assurer le suivi de l’exécution

Préparer, rédiger et suivre toutes les dépenses, demandes de subventions et recettes au sein de la direction, en lien avec les chargés de mission

Saisir et préparer le budget annuel

Suivre les dépenses et les recettes

Être l’interlocuteur avec le service finances et des chargés de mission de la direction et de la directrice

Savoir et savoir-faire :

Connaissances des collectivités territoriales et de leur environnement

Connaître les règles de la comptabilité publique

Maîtriser les techniques de secrétariat

Savoir concevoir et mettre en œuvre des outils de suivi

Savoir établir et suivre les dossiers de subventionnement et notamment ceux du FSE

Maîtriser le suivi et le contrôle des exécutions budgétaires

Maîtriser les procédures courantes de marchés publics

Maîtriser les écrits professionnels : courriers administratifs, notes, comptes-rendus

Maîtriser les logiciels bureautiques courants et les logiciels spécifiques (« CIRIL finances », « VIeSION », « ma démarche FSE »)

Maîtriser les techniques de gestion du temps : hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

Respecter les délais réglementaires

Savoir être :

Être autonome

Disposer de qualités de rigueur et de responsabilité

Sens de l'organisation, priorisation, et réactivité

Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension

Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)

Savoir rendre compte

Savoir travailler en équipe

Capacité à gérer le stress