Chargé(e) d'accueil, Officier d'Etat Civil et dispositif de recueil CNI/Passeports

La commune de Chasse-sur-Rhône (6500 habitants) recrute un agent pour assurer l’accueil physique et téléphonique du public, instruire et constituer les actes d’état-civil et établir les dossiers pour la délivrance des titres sécurisés

* ACCUEIL :
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur et mettre en relation les correspondants
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Prendre des messages, gérer un planning.
- Renseigner les usagers sur toutes les questions relatives à la vie de la Commune : éclairage public, containers poubelles, voiries communales…
- Aider à la rédaction de documents administratifs
- Transmettre les demandes auprès des différents services ou des élus référents
- Assurer la diffusion des informations ou des documents par voie d’affichage
- Suivre et mettre à jour la messagerie Mairie
- Réceptionner les inscriptions et participer aux scrutins électoraux si besoin
- Établir les cartes de transport LVA

Activités ponctuelles
- Ouvrir le courrier, l’enregistrer, le diffuser
- Affranchir les courriers en partance
- Faire le classement et l’archivage des dossiers

* ÉTAT CIVIL :
- Accueillir, renseigner et accompagner les personnes sur les services de l’état civil
- Recueillir les déclarations (naissances, décès, reconnaissances…), et rédiger les actes d’État civil
- Contrôler l’authenticité des documents fournis
- Expliquer les modalités et les procédures de délivrance des actes d’état civil
- Traiter le courrier et les demandes d’actes diverses émanant des différents publics (notaires, particuliers, administrations, avocats…)
- Assurer les mises à jour des actes : mentions, rectifications, transcriptions
- Établir les dossiers de mariage : Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel, apprécier les actes d’état civil des pays d’origine, préparer les projets et rédiger les actes de publication en vue de leur affichage
- Préparer et remettre les livrets de famille
- Recensement Citoyen

*CNI/Passeports
- Assurer le poste de pré-accueil téléphonique et physique, gérer et optimiser le planning des rendez-vous
- Informer les usagers sur la règlementation en vigueur et l’appliquer pour les demandes de cartes nationales d’identité (CNI) et de passeports.
- Réceptionner et instruire les demandes
- Contrôler et vérifier la validité des dossiers (photos, documents fournis.), alerter le responsable de service en cas de doute ou de problème
- Transmettre les dossiers aux autorités compétentes
- Faire le suivi des demandes et remettre les titres sécurisés
- Traiter la partie administrative (destruction des anciens documents, statistiques, archivages...)

L’agent peut ponctuellement et/ou en cas de nécessité liée à la mission de service public, assurer d’autres activités.

Savoirs :

Bonnes connaissances de l’organisation administrative territoriale et des règles en matière d’État Civil

Maîtrise des techniques d'accueil et des règles de communication

Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, outils partagés…)

Maîtrise de l’orthographe - Qualités rédactionnelles confirmées

Savoir-faire :

Grande polyvalence et capacité d’adaptation

Capacités d’organisation – Sens de l’anticipation – Gestion efficace des priorités

Réactivité et rapidité de travail et d’action – Savoir faire face aux urgences et aux imprévus

Capacités à rendre compte de son travail

Savoir-être :

Sens du contact et des relations humaines

Maîtrise de soi – Sociabilité et ouverture d’esprit

Grande rigueur – Autonomie – Esprit d’équipe

Avoir le sens des responsabilités – Être en capacité de travailler de manière collaborative

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité