Responsable de la Gestion des Instances

L’Observatoire de Paris-PSL est dirigé par une présidente élue pour cinq ans, et administré par un conseil d’administration. La présidente et le conseil d’administration sont assistés d’un conseil scientifique.

Sous l’autorité hiérarchique de la Cheffe de Cabinet de la Présidence, le-la responsable de la gestion des instances assure la préparation des dossiers et le bon déroulement des séances.

Les activités s’exerceront sur les périmètres suivants : Présidence, Conseil d’Administration, Conseil Scientifique et leurs vice-présidents. Le-la responsable de la gestion des instances pourra être appelé(e) à collaborer avec certaines personnes exerçant au sein de la Présidence, afin d’assurer la continuité de service du cabinet.

Activités principales auprès du Conseil d’Administration et du Conseil Scientifique :

* Assurer les activités d’assistance administrative et technique des conseils : gestion des plannings de réunion, suivi des ordres du jour et contrôle des échéances, collecte des informations auprès de la direction générale des services et des directeurs de départements et de services, mise en forme des supports des réunions, élaboration des comptes rendus, accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, rédaction des courriers et documents administratifs, traitement des contacts des vice-présidents (gestion du planning et des déplacements)

* Organiser et gérer les appels d’offres annuels du Conseil Scientifique (budget dédié aux appels d’offre : 423 k€)

* Élaborer et alimenter des tableaux de bord administratifs et financiers (budget total du Conseil Scientifique : 626 k€)

* Contribuer à la mise en place d’outils de gestion administrative pour améliorer le fonctionnement

* Assurer la mise à jour des pages Web externes et internes

* Suivre l’évolution réglementaire impactant l’activité des Conseils

* Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité des vice-présidents

* Assurer la circulation générale de l’information avec les unités et services et les partenaires extérieurs

Activités spécifiques ou transverses :

* Apporter un soutien à la gestion financière de l’Unité d’Appui à la Recherche « Observatoire de Paris » du CNRS

* En cas de besoin, assurer la continuité du cabinet de la Présidence (agenda, courrier...)