Assistante de direction CDI (H/F)

Et si vous faisiez équipe avec nous ? Nous recherchons notre : Assistant de direction H/F
Poste basé à Orsay, à deux minutes à pied de la station Orsay-Ville (RER B) - CDI Asap
Prêt pour l'aventure COMEARTH ?

Votre mission

Rattaché(e) à notre Président Directeur Général, vous occupez une position stratégique au sein de l'entreprise. Vous l'assistez dans la gestion administrative, financière, commerciale et marketing de Comearth France et assurez la coordination des services internes afin de garantir une bonne fluidité de l'information et un fonctionnement optimum.

Vos missions s'inscrivent autour de trois principaux axes :

Accueil et Gestion Administrative :
- Tenir l'agenda du PDG : réunions internes, rendez-vous externes, réservations, déplacements, suivi des contacts
- Accueillir physiquement les clients, prospects et partenaires
- Prendre en charge le standard téléphonique, ainsi que le courrier : ouverture, tri, rédaction, envoi et archivage.
- Gérer le parc automobile : assurance, cartes essence, maintenance. (en lien avec le DSI)
- Organiser les évènements entreprise : séminaires, salons, cocktails/ déjeuners clients.
- Réaliser et suivi les achats des Services Généraux
- Tenir les plannings des salles de réunion, organisation des réunions (CODIR + Copil)
- Veiller à la conformité des contrats clients et fournisseurs et à la bonne tenue des dossiers

Gestion Financière :
- Transmettre les éléments comptables auprès du cabinet d'expert-comptable
- Suivre les comptes bancaires, pointage et rapprochement des écritures
- Gérer des notes de frais : réception, contrôle, validation, règlement
- Etablir les factures clients, envois, relances et recouvrement des factures
- Contrôler et suivre les factures et les échéanciers fournisseurs, règlements et classement
- Coordonner avec le DGO le suivi budgétaire

Gestion Commerciale / Marketing et Communication :
- Gérer de l'organisation des réunions de soutenance
- Mettre en forme des présentations sous PPT/ Word
- Rédiger notes de synthèse et comptes rendu de réunions commerciales et/ou opérationnelles, comités de direction.
- Participer aux projets de développement de l'entreprise

Nous proposons :
- Un CDI : du lundi au vendredi à pourvoir
- Statut : Cadre forfait jour
- Un salaire : de 35K à 40k suivant profil
- Un espace repas convivial où nos collaborateurs déjeunent sur place offrant les conditions nécessaires à des temps de pause agréables
- Un cadre de travail sympa et stimulant (salle de détente où s'affrontent nos meilleurs joueurs de ping-pong et de baby-foot) situé au cœur de la nature,
- Des animations toute l'année.

Informations complémentaires :
- Remboursement de votre ticket de transport à hauteur de 50%
- C.S.E (Comité Social et Economique) actif
- Mutuelle, Prévoyance

Votre profil :
Rigoureux(se), organisé(e), autonome, vous savez faire preuve de polyvalence et de réactivité. Vous avez naturellement le sens du service. Doté(e) d'un très bon relationnel, vous savez travailler en équipe et avez le sens des priorités. Vous faites preuve de discrétion et travaillez en toute confidentialité.
De formation minimale Bac+2 ou Bac+3.
Vous justifiez d'une expérience minimum de 5 ans dans des fonctions d'assistanat de direction

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités de centres d'appels

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.