Assistant ou Assistante

La Direction de la Communication recherche son assistant ou assistante suite à une mobilité interne.

MISSIONS ET ACTIVITES AFFERENTES

ADMINISTRATIF

• Accueil, téléphone, courrier

• Mise en place de réunions (organisation, préparation de dossiers)

• Gestion de l'information, classement et archivage de documents, saisie de documents (courriers, actes administratifs…)

COMPTABILITE

• Gestion de la comptabilité du service : bons de commande, rapprochements comptables, virements de crédits, suivi de la facturation…

• Préparation, saisie et suivi du budget globalement et par compétences / opérations de communication

• Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables

ACTIVITES SPECIFIQUES A LA COMMUNICATION

• Gestion du réseau d’affichage communautaire : maintenance, planification, relations prestataire et partenaires, impressions, livraisons,

• Gestion des objets promotionnels : devis, commandes, diffusion, gestion du stock

• Gestion de la réception et de la distribution d’outils de communication en lien avec les chargés de communication, les communes et partenaires (documents d’édition, support évènementiels, magazines), évaluation et ajustements des distributions

• Gestion de bases de données (prestataires, communicants…)

• Gestion du réassort d’outils de communication : devis, commandes, suivi de production (impression d’éditions, panneautique, supports évènementiels…)

• Mise en production et suivi de la production d’outils de communication en lien avec les chargés de communication (impressions, supports évènementiels, panneautique)

• Gestion, stockage, classements et archivage d’outils de communication : articles de presse, documents d’édition, magazines, supports évènementiels

• Suivi de la distribution du magazine, contrôle du service fait, traitement des demandes usagers

• Gestion d’abonnements (logiciels, presse…)

QUALIFICATIONS REQUISES POUR LE POSTE

Formation en assistanat de direction avec une expérience d’au moins deux ans

COMPETENCES

Savoirs

• Connaitre le fonctionnement des collectivités territoriales

• Connaître les règles comptables et financières des collectivités territoriales

• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion (MO 365, Word, Excel, Outlook, logiciels…)

• Connaitre les procédures nécessaires aux activités du poste

• Rédiger des documents administratifs

• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

• Gestion du classement et archivage de documents

Savoir faire

• Savoir rendre compte

• Faire preuve d’initiatives et d’autonomie

• Avoir le sens de l’organisation

• Savoir anticiper.

• Respecter les procédures.

• Communiquer des informations orales et écrites.

• Gérer et actualiser une base d'informations

Savoir être

• Organisation et rigueur

• Capacité à travailler en équipe et en transversalité

• Être ponctuel

• Qualités relationnelles

• Faire preuve de discrétion et observer le devoir de réserve

• Faire preuve d’adaptation