748 - Assistant.e administratif.ve de la CEMMA

Sous l’autorité hiérarchique du.de la responsable de la CEMMA, il/elle assiste ce.cette dernier.ère en termes d’accueil et d’information, d’organisation, de communication, et de préparation et suivi d’études spécifiques. Il/elle est l’interlocuteur.trice de la justice pour le suivi des dossiers relevant de ce champ. Il/elle est en appui à l’organisation générale du service.

Appui à l’organisation et la gestion de l’activité

• Participe au traitement des appels téléphoniques (internes/externes) de la CEMMA selon l’organisation établie par la responsable

• Gère et enregistre le courrier entrant et sortant, trie les ordonnances et jugements, assure leur transmission aux territoires concernés

• Assure le traitement et la liquidation des demandes d’évaluation CEMMA ainsi que des suites réservées par l’autorité judiciaire et alerte le/la responsable adjoint.e de la CEMMA si les réponses semblent inappropriées ou incomplètes

Référent.e justice

• Gère le suivi des décisions de justice, magistrats du Parquet ou juges des enfants

• Elabore tout outil de suivi nécessaire

• Sollicite le bureau d’ordre du Parquet ou le greffe du tribunal pour enfants pour obtention d’informations utiles à la compréhension du parcours judicaire des enfants

• Propose et organise si besoin des temps de rencontre avec les greffiers pour le suivi des dossiers

Assistance administrative à la responsable du service

• Gère les appels et le planning de la responsable

• Rédige et propose des courriers, notes et comptes rendus à la demande de la responsable

• Contribue aux études statistiques initiées par la responsable du service

Assistance administrative en charge du service

• Actualise les supports de communication de la CRIP et veille à leur édition

• Veille à la mise à jour du logiciel du service en relation avec la DSI

• Vérifie les données de suivi de l’activité et se met en lien avec le référent ODPE pour l’extraction et la valorisation des données

• Assure la logistique du service (commande de fournitures, réservation de salles, …)

• Tient à jour le planning des congés et des permanences.

Compétences techniques :

• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

• Rédiger des courriers, des notes et comptes rendus de réunion

• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage…)

• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord

• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook Powerpoint)

• Maîtriser les logiciels spécifiques du service

Compétences relationnelles :

• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique

• Préserver la confidentialité des dossiers

• Faire preuve de diplomatie

• Coopérer avec les autres services de la direction

• Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles

• Respecter la notion de secret professionnel

Compétences stratégiques :

• Comprendre les enjeux liés à son domaine d’activité

• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat

• Savoir anticiper

• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative

• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence

• Repérer des situations à risques

• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter

• Etre capable de faire des liens entre les différents dossiers