Les missions du poste
Activités principales :
• Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction
• Renseigner les applications métiers (logiciel de gestion technique du patrimoine, outils de gestion de la maintenance assistée par ordinateur, bases de données, etc.)
• Mise à jour du tableau de suivi des commandes de la régie
• Traiter les commandes, les engagements et les factures (fluides, contrats, fourniture pour l’atelier efficacité énergétique)
• Gestion du prêt de clés et des badges d’accès des équipements aux entreprises et tenue des fichiers sur les bases de données
• Organiser le classement et l'archivage des documents de la direction
• Mettre à jour le tableau des astreintes techniques de la direction
• Utiliser l’outil informatique d’attribution des salles de réunion de la mairie annexe
• Gestion des absences, en articulation avec l'autre poste de secrétariat, pour assurer une présence journalière et la continuité du service
Activités complémentaires
• Organiser des réunions pour les différents services de la direction et mettre à jour l’agenda de la direction
• Traiter et mettre en forme les courriers et autres documents écrits de la direction
• Enregistrer et suivre le courrier départ et arrivée de la direction
• Recevoir, traiter et diffuser des informations concernant la direction
• Gérer les dossiers du personnel : absences, congés, heures supplémentaires, déclaration administrative des accidents du travail, formation, ordres de mission et déplacements…
Information complémentaire :
Lieu de travail : Mairie Annexe – 52 rue Racine
Date de prise de poste prévue : juin 2025
Temps complet : 37 h10 hebdomadaires et 12 jours ART
Rémunération minimum : 1655.58 euros net avant impôt
Attention : il s’agit ici de la fourchette la plus basse pour une personne débutante. A cela peut s’ajouter un supplément familial selon votre situation personnelle.
Avantages :
Offres d’action sociale Plurélya
o Famille : allocations mariage/pacs, naissance, départ à la retraite…
o Budget : chèque-vacances, prêts personnels…
o Loisirs et culture : carte culture, chèque UP Sport et Loisirs…
o Scolarité : allocations collège, lycée, post-bac + soutien scolaire gratuit en ligne.
o Vacances : allocations séjours vacances, vacances jeunes, séjour linguistique…
Déplacements :
o Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75%
o Offre de mobilité durable (vélo, covoiturage, auto-partage)
Santé : offre de prévoyance santé + mutuelle
Restaurant municipal : Restotem.
Le profil recherché
Connaissances :
• Connaissance des techniques de secrétariat
• Comptabilité publique
• Connaissance des outils bureautiques et des logiciels métiers du service
Savoir-faire :
• Qualités rédactionnelles
• Adaptation aux logiciels métier
Savoir-être requis :
• Travail en équipe
• Rigueur et organisation
Bienvenue chez VILLEURBANNE
La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, 162 000 habitants, 16ème ville de France), recrute, dans le cadre d’un CDD de 12 mois :
Un.e secrétaire pour la direction de la construction
Sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs
Vous exercerez des missions de secrétariat pour la direction de la construction ainsi qu’assister d’autres services en matière administrative et comptable.