Responsable Administratif H/F

L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

Contexte et environnement de travail

La Direction des Moyens Généraux regroupe 35 agents répartis dans 5 services : logistique, courrier, gestion des salles, entretien, gestion éco responsable.
Activités principales
- Gestion de projet : instruction de dossiers, contrats et marchés (cahier de charges), relation avec les fournisseurs et prestataires de services, organisation de réunions, accompagnement dans la validation par les services, suivi de chantiers
- Création de tableaux de bord, reporting
- Gestion de planning
- Concevoir, organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion (devis, BL)
- Création de supports d'information et signalétique pour un public interne et externe
- Webmastering du site intranet (de la section DMG)
- Mise en place de contrôles qualités sur prestations extérieures (entretien des locaux et distributeurs de boissons sur l'ensemble des sites)
- Répondre aux demandes d'informations des services internes, des usagers et des prestataires externes, en français et en anglais.

Activités secondaires
- Fonction support auprès des agents du service sur les commandes, les tickets GLPi, les suivis des stocks, les projets
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Réalisation d'enquêtes utilisateurs
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service.
Connaissances
- Connaissance informatique (tableur, base de donnée, PAO)
- Techniques de communication
- Langue anglaise : conversation avec les étudiants étrangers
- Culture internet
- Techniques d'élaboration de documents
- Environnement et réseaux professionnels
- Modes de fonctionnement des administrations publiques

Compétences opérationnelles
- Organisation et pilotage
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Mettre en oeuvre une démarche qualité
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Communiquer et faire preuve de pédagogie

Compétences comportementales
- Autonomie
- Rigueur /fiabilité
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel