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Chargé de mission - Bureau de Soutien aux Opérations (BSO) F/H
Fondé en 2007, Amarante est l’un des principaux acteurs européens de la sûreté et de la protection des organisations. La société a pour vocation d’accompagner ses clients dans la sécurisation de leur patrimoine en leur assurant les conditions nécessaires à leur développement, y compris dans les zones sensibles.
Dans le cadre d'un remplacement, Amarante International recherche en contrat CDD un Chargé de mission - Bureau de Soutien aux Opérations H/F, intégré au sein du Département d’Appui aux Opérations (DAO), pour son siège social basé à Paris.
1/ Chargé de la gestion et élaboration des déplacements professionnels des collaborateurs
A. Relations avec les prestataires de voyages :
Relation avec les prestataires de voyages ;
Gestion du contrat Corporate avec la compagnie aérienne Air France,
Constitutions des dossiers de visas pour remise à notre prestataire ou dépôt en ligne,
Mise à jour de la politique voyage du groupe conformément aux directives du Groupe ;
Contrôle des demandes de voyages des collaborateurs dans le respect de la politique voyage groupe ;
Optimisation des coûts des déplacements et achat de matériel en lien avec le budget établi ;
B. Gestion des contrats d’assurance et de la couverture des collaborateurs en mission :
Assurance médicale et l’organisation des rapatriements des collaborateurs ;
Gestion des différents contrats d’assurance (couverture médicale, rapatriement ;
Déclaration mensuelle des déplacements à l’étranger ;
Mise en place des procédures médicales d’urgence en relation avec les différentes assistances ;
Suivi des dossiers de sinistre des collaborateurs.
C. Suivi administratifs de l’ensemble des missions :
Contrôle des différents formulaires à l’attention des voyageurs avant le transfert à nos prestataires de voyage ;
Mise à jour des tableaux de suivi des missions, validité des visas, et documents obligatoires pour les déplacements ;
Contrôle du respect des procédures d’obtention des différents documents et des conditions d'entrées/sorties sur les territoires d'exécution des missions.
D. Appui aux directeurs d'activités dans l’élaboration des missions :
Appui à la rédaction des propositions commerciales relatives à la maîtrise des coûts de voyage, conformité des procédures administratives d’entrée, lois et règlementations à respecter dans les différents territoires concernés.
2/ Astreinte opérationnelle
Permanence téléphonique 24/7 : en alternance avec le second chargé de mission ;
Assurer l’interface 24/7 avec les collaborateurs en mobilité en cas de besoin ;
Assurer l’interface 24/7 avec notre agence de voyage pour l’assistance des collaborateurs en mobilité ;
Assurer l’interface 24/7 avec les différentes assistances, notre courtier et la direction de la société en cas de problèmes médicaux d’urgence.
Gestion des événements :
Faire face à une situation de crise et prendre les décisions adéquates ;
Rendre compte à son N+1 des faits et/ou événements importants ;
Organiser un rapatriement d'urgence en cas d’événements sécuritaires ou problème personnel grave d’un collaborateur.
Directement rattaché au Responsable du Département Appui aux Opérations, le Chargé de mission - Bureau de Soutien aux Opérations H/F travaille en binôme avec le second Chargé de mission - Bureau de Soutien aux Opérations, et en étroite collaboration avec les responsables des différents services pour mener à bien ses missions.
De formation diplôme universitaire (Bac +3 minimum) ou équivalent (expérience valorisée ou validation des acquis des compétences), vous avez une expérience réussie d’au moins 5 années en gestion de voyage, logistique ou organisation de déplacements. Les profils d’anciens militaires en reconversion sont les bienvenus pour ce poste (profils Caporal Chef à Adjudant Chef). Organisé, rigoureux et autonome, vous avez le sens des responsabilités, aimez vous impliquer dans des tâches diversifiées et savez hiérarchiser les urgences. La discrétion totale sur les données confidentielles que vous serez amené à traiter, est un impératif pour réussir dans ce poste. La maîtrise du Pack Office est impérative. Un anglais courant écrit et oral est nécessaire pour ce poste.
Dans le cadre d'un remplacement, Amarante International recherche en contrat CDD un Chargé de mission - Bureau de Soutien aux Opérations H/F, intégré au sein du Département d’Appui aux Opérations (DAO), pour son siège social basé à Paris.
1/ Chargé de la gestion et élaboration des déplacements professionnels des collaborateurs
A. Relations avec les prestataires de voyages :
Relation avec les prestataires de voyages ;
Gestion du contrat Corporate avec la compagnie aérienne Air France,
Constitutions des dossiers de visas pour remise à notre prestataire ou dépôt en ligne,
Mise à jour de la politique voyage du groupe conformément aux directives du Groupe ;
Contrôle des demandes de voyages des collaborateurs dans le respect de la politique voyage groupe ;
Optimisation des coûts des déplacements et achat de matériel en lien avec le budget établi ;
B. Gestion des contrats d’assurance et de la couverture des collaborateurs en mission :
Assurance médicale et l’organisation des rapatriements des collaborateurs ;
Gestion des différents contrats d’assurance (couverture médicale, rapatriement ;
Déclaration mensuelle des déplacements à l’étranger ;
Mise en place des procédures médicales d’urgence en relation avec les différentes assistances ;
Suivi des dossiers de sinistre des collaborateurs.
C. Suivi administratifs de l’ensemble des missions :
Contrôle des différents formulaires à l’attention des voyageurs avant le transfert à nos prestataires de voyage ;
Mise à jour des tableaux de suivi des missions, validité des visas, et documents obligatoires pour les déplacements ;
Contrôle du respect des procédures d’obtention des différents documents et des conditions d'entrées/sorties sur les territoires d'exécution des missions.
D. Appui aux directeurs d'activités dans l’élaboration des missions :
Appui à la rédaction des propositions commerciales relatives à la maîtrise des coûts de voyage, conformité des procédures administratives d’entrée, lois et règlementations à respecter dans les différents territoires concernés.
2/ Astreinte opérationnelle
Permanence téléphonique 24/7 : en alternance avec le second chargé de mission ;
Assurer l’interface 24/7 avec les collaborateurs en mobilité en cas de besoin ;
Assurer l’interface 24/7 avec notre agence de voyage pour l’assistance des collaborateurs en mobilité ;
Assurer l’interface 24/7 avec les différentes assistances, notre courtier et la direction de la société en cas de problèmes médicaux d’urgence.
Gestion des événements :
Faire face à une situation de crise et prendre les décisions adéquates ;
Rendre compte à son N+1 des faits et/ou événements importants ;
Organiser un rapatriement d'urgence en cas d’événements sécuritaires ou problème personnel grave d’un collaborateur.
Directement rattaché au Responsable du Département Appui aux Opérations, le Chargé de mission - Bureau de Soutien aux Opérations H/F travaille en binôme avec le second Chargé de mission - Bureau de Soutien aux Opérations, et en étroite collaboration avec les responsables des différents services pour mener à bien ses missions.
De formation diplôme universitaire (Bac +3 minimum) ou équivalent (expérience valorisée ou validation des acquis des compétences), vous avez une expérience réussie d’au moins 5 années en gestion de voyage, logistique ou organisation de déplacements. Les profils d’anciens militaires en reconversion sont les bienvenus pour ce poste (profils Caporal Chef à Adjudant Chef). Organisé, rigoureux et autonome, vous avez le sens des responsabilités, aimez vous impliquer dans des tâches diversifiées et savez hiérarchiser les urgences. La discrétion totale sur les données confidentielles que vous serez amené à traiter, est un impératif pour réussir dans ce poste. La maîtrise du Pack Office est impérative. Un anglais courant écrit et oral est nécessaire pour ce poste.
Publiée le 15/01/2025
