Assistant / Assistante administration des ventes

MISSION GENERALE

Les missions de l'Administrateur des ventes (ADV) sont variées. Ses missions orientées satisfaction clients vont de la prise de commande à la livraison des marchandises, en passant par la gestion administrative des dossiers clients associés ou encore le service après-vente. Le/la ADV gère et supervise tous les aspects liés au service vente de l'entreprise. Il/elle est sous la tutelle de la direction et échange avec l'équipe des ADV, le service comptable, logistique et communication ainsi que les équipes commerciales terrain. Le Gestionnaire ADV est ainsi au cœur d'un écosystème et interagit avec différents types d'interlocuteurs, internes comme externes.


RELATIONS FONCTIONNELLES

Il/elle s'occupe principalement de la gestion des contrats de vente en traitant les commandes clients, en effectuant l'enregistrement, le contrôle du dossier jusqu'à sa facturation, le suivi du stock ainsi que le suivi des litiges (relances, gestion). Cela passe aussi bien par les tâches administratives que par le caractère organisationnel des opérations menées. Afin de s'assurer de leur bon déroulement, il/elle encadre l'ensemble de la chaîne des ventes, de la prise de commandes jusqu'à la réception par le client. Un excellent sens du service clients ne pourra s'exprimer sans empathie et sans un grand sens de l'écoute. Il s'agit en effet de pouvoir anticiper les demandes au quotidien, adapter ses réponses en fonction des situations et d'être à même d'apporter des solutions même dans les moments critiques avec professionnalisme.

En externe :
-Relations avec les clients (Etranger et France), fournisseurs, le cabinet comptable.
-Préparation des Salons (X 5) Emailing / Stand / Fournitures diverses / Etc.
En interne :
- Gestion de la relation clients à travers différents canaux (Prise de Commande Tél /Renseignements divers /SAV-téléphone)
- Logiciel de gestion commerciale SOLLO : - Saisie et préparation des commandes, Création des divers fichiers / Fiche produit / Fiche Client / Nouveau modèle Etc. (Tuto vidéo) Encaissement : vérif. avec les bordereaux bancaires/ Prélèvement / Banque /Cyber plus CB/AMEX /JBC.
- Préparation / Garant du respect des process de transmission des commandes (Produit / quantité / délais / documents commerciaux...)
- Calcul mensuel des commissions Agents FR et EXPORT (suivi des Factures)
- Traitement et résolution des éventuels litiges ( par ex : liés à un retard de livraison, un produit défectueux, des quantités non respectées)
- Gestion des stocks et vérification de la disponibilité des produits avec la personne en charge.
- Planification et suivi des livraisons en lien avec les transporteurs
- Elaboration de tableaux de bord de suivi.
- Communication avec notre cabinet comptable : envoi de divers fichiers mensuels / Trimestriels

Le poste nécessite un excellent sens du contact et de l'organisation. Le/la ADV sait prendre des initiatives en accord avec à la direction. À la fois rigoureux-se et dynamique, les compétences suivantes sont requises :

- Maîtrise de l'anglais requise
- Organisation, gestion du temps et des priorités
- Fiabilité, fidélité
- Flexibilité
- Capacité d'adaptation
- Sens du service
- Connaissances en comptabilité et logistique
- Esprit d'analyse, caractère consciencieux
- Esprit d'équipe
- Intelligence émotionnelle
- Empathie

HORAIRES DE TRAVAIL
35h - De 9h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30

Experience: Débutant accepté

Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Établir un devis,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Langues: Anglais exigé

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) d'autres biens domestiques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.