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Gestionnaire admministratif.ve des formations (H/F)
La Ferdi recrute pour son institut de formation, l'Institut des Hautes Études du Développement Durable (IHEDD), un (ou une) gestionnaire administratif des formations.
L'IHEDD propose un programme de formations diversifié, principalement à destination des acteurs du développement des pays en développement, notamment d'Afrique subsaharienne.
- Formations courtes qualifiantes (en présentiel, à distance ou hybrides)
- Formations à la demande
L'IHEDD mobilise les meilleurs experts internationaux (académiques et professionnels), collabore avec des instituts d'enseignement supérieur et des organisations internationales et régionales du Nord et du Sud travaillant à la réflexion et la mise en oeuvre des politiques de développement international.
Mission principale : réorganisation des tâches administratives et de suivi (procédures et méthodes de travail) de l'IHEDD.
Le/la titulaire du poste aura pour mission d'assister la direction de l'IHEDD pour réorganiser et prendre en charge la coordination administrative des projets de formation et certaines tâches de gestion. Il/elle reverra les procédures et le système d'informations pour le suivi de la bonne exécution des projets, notamment les nouveaux projets (y compris le maintien de la certification Qualiopi) et, en lien avec la Direction administrative et financière, pour la centralisation et la qualité des informations administratives et financières.
Profil recherché : Diplôme en Gestion (Bac +2 ou +3) ou DUT Gestion
Minimum 3 à 5 ans d'expérience, idéalement dans un organisme de formation, avec des compétences avérées en gestion administrative, juridique et gestion financière (suivi budgétaire etc).
Compétences :
Maîtrise des outils de gestion (Excel, plateformes collaboratives, logiciels de gestion de projet)
Capacités rédactionnelles et organisationnelles
Capacité d'adaptation au changement
Connaissance des procédures d'audit et de conformité
Aisance relationnelle
Capacité à gérer des relations contractuelles et administratives avec des partenaires externes
Principales responsabilités
Dans le cadre des missions décrites ci-dessous, il est attendu de la personne recrutée qu'elle propose et, le cas échéant, mette en œuvre des ajustements aux méthodes de travail afin d'améliorer la productivité, la qualité des livrables et de répondre à l'évolution des activités de l'IHEDD dans un environnement en mutation.
Organisation des réunions et gestion des comptes rendus :
Planifier les réunions d'équipe
Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions.
Suivi de la programmation annuelle des formations :
Suivre la mise en oeuvre de la programmation annuelle des formations (organisation et budget)
Veiller à ce que toutes les parties prenantes aient accès aux informations nécessaires à travers la mise en place et le suivi des dossiers partagés
Gestion des pièces administratives et conformité pour les audits :
Centraliser les documents administratifs et les justificatifs dans des dossiers partagés, notamment en prévision d'audits
Préparer les contrats des intervenants aux formations de l'IHEDD en amont de la validation par le service administratif de la Ferdi
Collecte des statistiques des formations - tenue d'un tableau de bord :
Centraliser et compiler les statistiques de suivi des formations (présentiel et à distance) - calculer les indicateurs pour les rapports techniques
S'assurer de leur conformité et centralise
Experience: 3 An(s)
Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Guide des bonnes pratiques de l’organisation,Techniques de secrétariat,Accueillir, orienter, renseigner un public,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous,Organiser un rétroplanning,Utiliser les outils numériques,Titulaire d'une RQTH prioritaire
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Recherche-développement en sciences humaines et sociales
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
L'IHEDD propose un programme de formations diversifié, principalement à destination des acteurs du développement des pays en développement, notamment d'Afrique subsaharienne.
- Formations courtes qualifiantes (en présentiel, à distance ou hybrides)
- Formations à la demande
L'IHEDD mobilise les meilleurs experts internationaux (académiques et professionnels), collabore avec des instituts d'enseignement supérieur et des organisations internationales et régionales du Nord et du Sud travaillant à la réflexion et la mise en oeuvre des politiques de développement international.
Mission principale : réorganisation des tâches administratives et de suivi (procédures et méthodes de travail) de l'IHEDD.
Le/la titulaire du poste aura pour mission d'assister la direction de l'IHEDD pour réorganiser et prendre en charge la coordination administrative des projets de formation et certaines tâches de gestion. Il/elle reverra les procédures et le système d'informations pour le suivi de la bonne exécution des projets, notamment les nouveaux projets (y compris le maintien de la certification Qualiopi) et, en lien avec la Direction administrative et financière, pour la centralisation et la qualité des informations administratives et financières.
Profil recherché : Diplôme en Gestion (Bac +2 ou +3) ou DUT Gestion
Minimum 3 à 5 ans d'expérience, idéalement dans un organisme de formation, avec des compétences avérées en gestion administrative, juridique et gestion financière (suivi budgétaire etc).
Compétences :
Maîtrise des outils de gestion (Excel, plateformes collaboratives, logiciels de gestion de projet)
Capacités rédactionnelles et organisationnelles
Capacité d'adaptation au changement
Connaissance des procédures d'audit et de conformité
Aisance relationnelle
Capacité à gérer des relations contractuelles et administratives avec des partenaires externes
Principales responsabilités
Dans le cadre des missions décrites ci-dessous, il est attendu de la personne recrutée qu'elle propose et, le cas échéant, mette en œuvre des ajustements aux méthodes de travail afin d'améliorer la productivité, la qualité des livrables et de répondre à l'évolution des activités de l'IHEDD dans un environnement en mutation.
Organisation des réunions et gestion des comptes rendus :
Planifier les réunions d'équipe
Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions.
Suivi de la programmation annuelle des formations :
Suivre la mise en oeuvre de la programmation annuelle des formations (organisation et budget)
Veiller à ce que toutes les parties prenantes aient accès aux informations nécessaires à travers la mise en place et le suivi des dossiers partagés
Gestion des pièces administratives et conformité pour les audits :
Centraliser les documents administratifs et les justificatifs dans des dossiers partagés, notamment en prévision d'audits
Préparer les contrats des intervenants aux formations de l'IHEDD en amont de la validation par le service administratif de la Ferdi
Collecte des statistiques des formations - tenue d'un tableau de bord :
Centraliser et compiler les statistiques de suivi des formations (présentiel et à distance) - calculer les indicateurs pour les rapports techniques
S'assurer de leur conformité et centralise
Experience: 3 An(s)
Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Guide des bonnes pratiques de l’organisation,Techniques de secrétariat,Accueillir, orienter, renseigner un public,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous,Organiser un rétroplanning,Utiliser les outils numériques,Titulaire d'une RQTH prioritaire
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Recherche-développement en sciences humaines et sociales
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Publiée le 21/01/2025
