Assistant administratif (h/f)

Rattaché.e à la responsable du secteur administratif et financier et à la responsable du service Petite Enfance, l’assistant.e administratif.ve assure le suivi administratif du service. Il/Elle assure la continuité du service sur les aspects administratifs. Il/Elle participe à la mise en oeuvre des évolutions législatives et réglementaires du SPPE (service public de la Petite Enfance) : Schéma pluriannuel de maintien et de développement de l’offre d’accueil du jeune enfant.

Sous la supervision du/de la responsable du secteur administratif et financier :

Veille à l’organisation administrative du secteur dans le respect de la RGPD,

Élabore les outils de suivi et d’évaluation du fonctionnement ainsi que des différents projets (suivi des créations et modifications des contrats familles, suivi des contrats 4 mois, accueil d’urgence, …) en lien avec les 2 gestionnaires administratifs et financiers,

Coordonne et suit les demandes de stages en lien avec la Direction Jeunesse et/ou la Direction des ressources humaines en lien avec la secrétaire du service,

Assiste le responsable de secteur dans le suivi administratif RH du service (documents RH : rémunération des assistantes maternelles, recrutement, notes, agréments, suivi arrêts maladie, …).

Rôle de coordination :

Organise et coordonne la gestion administrative des commissions d’attribution de places en crèches,

Coordonne l’organisation du/des conseil(s) de crèche,

Supervise la gestion de la boîte mail du service en lien avec la secrétaire du service,

Gestion du courrier en lien avec la secrétaire du service :

Gère le suivi du courrier sur le logiciel métier (Elise),

Assure la rédaction de courriers personnalisés en direction des usagers.

Sous la supervision du/de la responsable du RPE :

Élabore et suit les dossiers de demandes de l’ACADAM (de constitution du dossier au suivi des versements aux familles),

Étudie et évalue la recevabilité des demandes en lien avec la responsable du RPE,

Élabore, suit et actualise les tableaux de bord,

Rédige les écrits administratifs,

Assure le recueil des données pour les bilans (semestriels et annuels) et contribue à leur évaluation et à leur analyse,

Assure l’accueil physique et téléphonique des familles demandant et/ou bénéficiant de l’ACADAM.

Participation à l’organisation collective et aux projets transversaux :

Participe aux réunions de Service,

Participe aux réunions d’équipe du RPE selon l’ordre du jour,

Participe aux différents groupes de travail ou thématiques mis en place par le Service ou à ceux organisés par d’autres services,

Aide à l’organisation d’Ivry-en-Fête,

L’assistant.e administratif.ve sera sollicité.e pour pallier l’absence d’un.e collègue (pour une partie des missions) afin de garantir la continuité de Service et/ou en cas de nécessité pour l’accueil physique et téléphonique.

Profil :
- Autonomie rédactionnelle impérative
- Aptitude à travailler en équipe
- Qualité et rapidité d’exécution
- Capacités d’initiative et d’organisation
- Discrétion
- Capacité d’anticipation
- Sens du service public
- Connaissances confirmées des logiciels bureautiques
-Connaissances appréciées des logiciels métiers (Opus, E-Sedit, Air délib, Elise, …).