Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

- Faire l'inventaire des stocks (papeterie, matériel bureautique)
- Réaliser les bilans financiers ou administratifs à présenter dans le cadre de la formation continue (BPF)
- Comprendre et suivre les contraintes budgétaires
- Réaliser les opérations de facturation : apprenants, OPCO.
- Assurer le suivi de trésorerie
- Se rapprocher des autres services/équipes pour les opérations comptables (services restauration, équipe pédagogique)
- Répondre aux demandes institutionnelles (renseignements, réalisation de documents, outillage, chantiers.)
- Gérer des prélèvements bancaires : saisie de la base de données, élaboration des états mensuels à transmettre à la banque,
- Gérer des factures fournisseurs : classement, vérification des bons de livraisons, des factures, enregistrements comptables, règlement mensuel des factures, suivi dossiers fournisseurs,
- Suivre des encaissements : états de rapprochement bancaire,
- Enregistrer mensuellement dans les différents journaux : caisse, banque, salaires, achats et ventes,
- Participer à la clôture comptable des exercices avec la directrice, l'expert-comptable et le commissaire aux comptes
- Calcul des cotisations Union nationale, Fédérations régionale et départementale et règlement,
- Budget prévisionnel : élaboration avec la direction du budget prévisionnel et tenue du plan de trésorerie, suivi mensuel, trimestriel et comparatifs.
- Fichier matériel et immobilisations : tenue à jour des données
- Gestion des dossiers de subvention
- Suivi et gestion financière Erasmus+
- Taxe d'apprentissage : déclaration et enregistrement
- Traitement de courrier en lien avec la facturation : rédaction, envoi, classement et archivage de courriers aux familles et aux partenaires,
- Inscriptions des élèves : accueil des familles, constitution du dossier de bourses et de procurations, du dossier financier
- Aide à la demi-pension du Conseil Général : recensement des familles à besoin particulier
- Facturation aux familles : enregistrements comptables, encaissements, relance ...
- Suivi des règlements des familles,
- Réaliser les activités administratives liées à l'existence juridique et sociale de la MFR
- Gérer les dossiers de formation du personnel
- Prendre en charge le suivi administratif et financier du personnel : registres, dossier, fiche de paie, déclarations sociales mensuelles et annuelles
- Créer, gérer et archiver les dossiers du personnel (contrats, visites médicales, DPAE, formation)
- Demande d'habilitation d'enseigner pour le personnel
- Réaliser la déclaration auprès de l'OPCO.
- Gestion et mise à jour des informations sur IMFR du personnel de la MFR et l'Intranet de l'UNMFR.
- Connaître la situation de chaque apprenant (administrative et financière)
- Assurer le traitement des dossiers administratifs ou financier des élèves auprès des pouvoirs publics (bourses, Fond Social lycéen.)
- Se rapprocher des familles pour le suivi financier et comptable de leur dossier, relance par téléphone et courrier en cas de retard de paiement.
- Concourir à la réalisation du projet éducatif
- Être en relation avec les jeunes
- Faire respecter les règles de vie en lien avec le reste de l'équipe
- Accompagner les apprenants sur certaines formalités administratives

Experience: 2 An(s)

Compétences: Logiciels comptables,Comptabilité analytique,Codifier une facture,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Contrôler la conformité des données,Élaborer des tableaux de bord,Élaborer, suivre et piloter un budget,Établir des déclarations fiscales et sociales,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser des opérations comptables,Utiliser les outils numériques,La fiscalité-TVA,La paie,Produire les états périodiques comptables et table,Fiabiliser les enregistrements comptables,Maîtriser des outils comptables et financiers,Procéder aux enregistrements des écritures comptab,Maîtriser des outils numériques de l'institution,Montage et suivi de dossier d’investissement,La comptabilité et la gestion

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.