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Gestionnaire d'appui administratif (H/F)
Gestionnaire d'appui administratif (H/F)
La DEPAFI assure la préparation et l'exécution du budget de l'ensemble des services du Ministère, pilote la mise en œuvre de nouvelles techniques de gestion et anime le contrôle de gestion interne. Elle conçoit et met en œuvre la politique immobilière du ministère. Elle emploie plus de 500 agents répartis en 8 sous-directions.
La Sous-direction des Affaires Immobilières du Ministère de l'intérieur et des Outre-Mer est chargée des dossiers immobiliers de l'ensemble du ministère. Composée de quatre bureaux immobiliers, elle inscrit son action dans le cadre d'une modernisation de la politique immobilière à travers notamment le schéma directeur immobilier.
Au sein de la SDAI, le bureau de gestion des sites de de l'administration centrale (BGSAC) gère un patrimoine de 300 000 m2 de surface hors œuvre nette (sur Paris, l'Ile-de-France et la province) en propriété et location ainsi qu'un parc d'appartements. Il programme et réalise les travaux d'entretien, de mise aux normes et de rénovation des locaux, assure les opérations de réaménagement de services ainsi que le traitement de toute question liée (à des prises à bail, du contentieux.). Il assure le soutien logistique des services. Son action, au profit des directions clientes et des agents occupants, est tournée vers toutes les prestations facilitatrices permettant d'optimiser et de garantir la disponibilité des moyens.
Vos missions :
Le bureau de la gestion des sites de l'administration centrale (BGSAC) est en charge de la gestion du patrimoine immobilier et du soutien logistique de l'ensemble des services centraux du ministère.
Vous exercez vos missions au sein du pôle pilotage et soutien général et sous l'autorité du chef de pôle et de son adjoint.
En qualité de gestionnaire d'appui administratif, vous exercerez notamment les activités suivantes :
- gestion des habilitations :
- Effectuer les demandes d'habilitations des personnels des entreprises extérieures qui doivent effectuer des prestations ou des travaux au sein des sites d'administration centrale ;
- Faire le suivi des demandes et tenir un tableau récapitulatif par société ;
- Dispatcher les habilitations aux équipes techniques responsables des travaux / prestations correspondants.
- Enregistrement des entreprises dans le logiciel de traitement des habilitations d'accès aux sites
- traitement des dossiers ponctuels, du courrier et mise en forme des dossiers et des lettres ;
- participation au suivi RH du bureau et interface avec le bureau RH de proximité ;
- prise en charge du suivi administratif des demandes de travaux (attribution de numéro de suivi, complétude du tableau de suivi, accusé réception des demandes .) ;
- de manière ponctuelle, réservation des salles et suivi des procédures d'habilitation.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
La DEPAFI assure la préparation et l'exécution du budget de l'ensemble des services du Ministère, pilote la mise en œuvre de nouvelles techniques de gestion et anime le contrôle de gestion interne. Elle conçoit et met en œuvre la politique immobilière du ministère. Elle emploie plus de 500 agents répartis en 8 sous-directions.
La Sous-direction des Affaires Immobilières du Ministère de l'intérieur et des Outre-Mer est chargée des dossiers immobiliers de l'ensemble du ministère. Composée de quatre bureaux immobiliers, elle inscrit son action dans le cadre d'une modernisation de la politique immobilière à travers notamment le schéma directeur immobilier.
Au sein de la SDAI, le bureau de gestion des sites de de l'administration centrale (BGSAC) gère un patrimoine de 300 000 m2 de surface hors œuvre nette (sur Paris, l'Ile-de-France et la province) en propriété et location ainsi qu'un parc d'appartements. Il programme et réalise les travaux d'entretien, de mise aux normes et de rénovation des locaux, assure les opérations de réaménagement de services ainsi que le traitement de toute question liée (à des prises à bail, du contentieux.). Il assure le soutien logistique des services. Son action, au profit des directions clientes et des agents occupants, est tournée vers toutes les prestations facilitatrices permettant d'optimiser et de garantir la disponibilité des moyens.
Vos missions :
Le bureau de la gestion des sites de l'administration centrale (BGSAC) est en charge de la gestion du patrimoine immobilier et du soutien logistique de l'ensemble des services centraux du ministère.
Vous exercez vos missions au sein du pôle pilotage et soutien général et sous l'autorité du chef de pôle et de son adjoint.
En qualité de gestionnaire d'appui administratif, vous exercerez notamment les activités suivantes :
- gestion des habilitations :
- Effectuer les demandes d'habilitations des personnels des entreprises extérieures qui doivent effectuer des prestations ou des travaux au sein des sites d'administration centrale ;
- Faire le suivi des demandes et tenir un tableau récapitulatif par société ;
- Dispatcher les habilitations aux équipes techniques responsables des travaux / prestations correspondants.
- Enregistrement des entreprises dans le logiciel de traitement des habilitations d'accès aux sites
- traitement des dossiers ponctuels, du courrier et mise en forme des dossiers et des lettres ;
- participation au suivi RH du bureau et interface avec le bureau RH de proximité ;
- prise en charge du suivi administratif des demandes de travaux (attribution de numéro de suivi, complétude du tableau de suivi, accusé réception des demandes .) ;
- de manière ponctuelle, réservation des salles et suivi des procédures d'habilitation.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Publiée le 25/11/2024
