Secrétaire (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement maladie de plus ou moins longue durée nous aurions besoin d'un profil de secrétaire.

Vous trouverez ci-dessous la liste des tâches principales sur ce poste :
- Accueil physique : assez rare et pour la majeure partie, réception de règlement ou prise de rendez-vous (dépannage, entretien et installation)
- Accueil téléphonique : prise de rendez vous dépannages/maintenance, demande d'informations chantier/facturation (redirection vers le bon chargé d'affaires/service comptabilité)
- Planification des rdv dépannages/entretiens sur TWIMM aux 6 techniciens du service dépannages
- Edition des bons d'intervention et création des chantiers correspondants sur Batigest
- Collaboration quotidienne avec le responsable du service dépannage/maintenance afin de suivre les interventions et leurs facturations
- Facturation des interventions de dépannages sur le logiciel Batigest, envoi client ou dépôt chorus et archivage dossier
- Planification et facturation des contrats d'entretien
- Gestion des fournitures administratives
- Gestion de la boîte mail de contact
- Classements divers

Si le candidat est à l'aise sur le poste, d'autres tâches comme la préparation des dossiers administratifs des appels d'offres ou l'imputation des heures sur chantier sera également à envisager.

Une connaissance des deux logiciels principaux, TWIMM et Batigest, n'est pas requise (une formation en interne sera assurée le cas échéant), en revanche la maîtrise des logiciels Word et Excel ainsi que de la messagerie Outlook sont indispensables.
De plus, une aisance à l'écrit comme à l'oral et une bonne capacité à gérer plusieurs tâches de front seront demandées.
Ce poste de travail demande de la rigueur et surtout une très bonne organisation personnelle.
Les horaires sont 8h - 12h / 13h30 - 17h30 du lundi au jeudi et 8h-12h / 13h30-16h30 le vendredi, soit 39h/semaine.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation

Liste des qualités professionnelles:
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.