Assistant(e) gestionnaire de copropriété (H/F)

Au sein du service de copropriété, l'assistant(e) travaille en collaboration avec gestionnaires dans la gestion de leur portefeuille de copropriétés. Il ou elle participe à la réunion hebdomadaire de son service.

Il ou elle exerce les missions suivantes :
o Administratif :
Assurer l'accueil téléphonique,
Gérer le courrier entrant,
Lancer les demandes de devis et d'ordre de service auprès des fournisseurs avec le logiciel INCH,
Gérer les réclamations de la clientèle au quotidien,
Gérer les relances auprès des copropriétaires en situation d'impayés et en assurer le suivi,
Rédiger et envoyer les lettres de bienvenue aux nouveaux copropriétaires,
Mettre à jour les coordonnées des copropriétaires et en assurer le suivi,
Mettre à jour et alimenter l'extranet régulièrement,
Mettre à jour les carnets d'entretien,
Mettre à jour les données des fournisseurs (coordonnées, RIB, prélèvement pour concessionnaires, obligation de vigilance)
Assurer le suivi des immatriculations (fiches synthétiques),
Assurer le suivi des contrôles quinquennaux, du transfert des colonnes GRDF/ENEDIS, des diagnostics,
Suivi des dossiers sinistres et travaux en lien avec le gestionnaire,
Préparer la pochette des AG et organiser les locations de salle le cas échéant,
Participer à la préparation des convocations et les envoyer via ATHOME/QUADIENT,
Assurer la tenue des registres des assemblées,

o Comptable :
Réaliser une matrice comptable à partir du procès-verbal d'assemblée générale,

o Technique :
Réaliser les visites techniques d'immeuble avec le logiciel INCH/KOLIMMO,
Contacter les prestataires pour organiser les interventions,
Gérer la transmission des clés et badges divers aux prestataires et contrôler les retours

o Divers :
Collecter les avis clients (sur Google)

Compétences requises :
Disponibilité et sens commercial,
Grande aisance relationnelle, rédactionnelle et orale,
Bon esprit d'équipe,
Autonomie, rigueur et réactivité,
Adaptabilité et mobilité,
Maîtrise du pack office,
La connaissance des logiciels EVEN est un plus

Avantages :
Participation au Transport
Titres-restaurant
13ème Mois

Experience: 3 An(s)

Compétences: Droit immobilier,Actualiser les informations mises à la disposition d'un public,Analyser une demande de location,Gérer des réclamations et litiges

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Promotion immobilière de logements

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.