Missions principales : - Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout public, - Recevoir, filtrer et orienter les appels, identifier et gérer la demande et son degré d’urgence, - Gestion du cimetière et des débits de boissons, - Gérer les rendez-vous et tenir le planning des demandes de CNI/Passeports, - Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs, - Répondre aux demandes de la population et délivrer les documents administratifs, - Dresser et mettre à jour les actes d’état-civil, les livrets de famille, assurer la tenue des registres et délivrer les extraits, - Enregistrer et suivre les PACS, - Gérer le recensement militaire (recueil, suivi et transmission des demandes), - Affichage réglementaire (délibérations, arrêtés…) et affichage informatif, - Exécuter des travaux de secrétariat divers. Missions annexes : Contribuer à la gestion administrative du pôle administratif, Tâches ponctuelles annexes dans les domaines suivants : Elections
Le profil recherché
Savoirs : - Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales, - techniques d’écoute et de communication, - règlementation et procédures administratives en matière d’état-civil et législation funéraire, - réglementation et procédure relative au recensement militaire, - réglementation et procédure en matière du titre d’identité, - Maîtriser les outils informatiques et bureautiques courants, - Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil du public.
Savoir-faire : - accueil du public avec gestion du degré d’urgence des demandes, - contrôler l’authenticité des documents et attestations fournis, - renseigner le public sur une formalité administrative et vérifier la complétude d’un dossier.
Savoir-être : - être accueillante, sociable et discrète, savoir travailler en équipe, - être organisée, à l’écoute, efficace et responsable, - avoir le sens du service public et le goût du travail bien fait.
Bienvenue chez CHATILLON S/CHALARONNE
Mission du service : le ou la chargé(e) d’accueil et de gestion administrative assure l’accueil physique et téléphonique des administrés, des partenaires et de tout type de public. Son rôle est de maintenir l’accueil et d’orienter le public. Composition du service à la population : 4 agents (collectivité = 71 agents) Responsable hiérarchique : Directeur Général des Services