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Chargé (e) d'accueil/vaguemestre
Située au nord des Bouches-du-Rhône et au sud immédiat d’Avignon, la communauté d’agglomération Terre de Provence regroupe 13 communes (60 500 habitants) et exerce, notamment, les compétences collecte et traitement des déchets, le développement économique, la politique de la ville, l’habitat, l’action sociale, le tourisme et l’aménagement du territoire.
Le service « Accueil » est rattaché directement à la Direction Générale.
En binôme avec l’agent d’accueil administratif du siège de Terre de Provence, l’agent d’accueil/vaguemestre/technicien logistique accompagne les services dans leurs missions du quotidien, facilite la transmission d’informations, documents et fournitures diverses dans les locaux et hors les murs de la collectivité, et gère les besoins logistiques internes en lien avec l’activité des services et les évènements institutionnels.
Activités et tâches principales du poste :
• Activités et tâches liées à l’accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public avec amabilité,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Appliquer les règles de communication et de protocole,
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions, réagir avec pertinence aux situations d’urgence,
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
- Adapter son intervention aux différents publics,
- Gérer un système de mesure de la fréquentation,
- Assurer le suivi statistique de l’activité du service.
• Activités et tâches liées au renseignement et à l’orientation du public :
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence,
- Orienter vers les personnes et services compétents,
- Délivrer les premiers renseignements en lien avec l’activité et l’actualité de la collectivité.
• Activités et tâches liées à la gestion et à l’affichage d’informations institutionnelles :
- Diffuser des informations par voie d’affichage à l’intérieur ou au sein des services,
- Rechercher, sélectionner synthétiser et diffuser des informations.
• Activités et tâches liées à la gestion du courrier entrant et sortant :
- Réceptionner quotidiennement les courriers entrants,
- Enregistrer le courrier entrant et sortant,
- Affranchir quotidiennement les courriers sortants déposés par les services,
- Déposer quotidiennement à La Poste les courriers sortants affranchis,
- Assurer la distribution quotidienne du courrier dans les services,
- Contrôler mensuellement la facturation de l’affranchissement des courriers,
- Veiller au bon fonctionnement de la machine à affranchir : suivi des consommables, suivi du contrat.
En lien avec les services « achats, groupement de commandes et logistique » et « entretien des bâtiments communautaires » :
• Activités et tâches liées aux missions de vaguemestre/agent logistique en charge de la gestion des salles :
- Gérer la transmission et la distribution de documents et fournitures divers à l’intérieur et à l’extérieur de la collectivité,
- Réceptionner des demandes de réservation et planifier les attributions de salles,
- Assurer la logistique générale en lien avec l’installation et la remise en place des salles de réunion et évènements internes (manutention du matériel et mobilier, nettoyage d’appoint, gestion des apéritifs),
- Assurer la propreté d’appoint des locaux,
- Soutien logistique au service communication pour l’organisation d’évènements.
• Activités et tâches liées au suivi de l’utilisation du parc de véhicules de service :
- Suivre les demandes de réservation,
- Organiser et planifier les attributions des véhicules,
- Suivre l’utilisation des véhicules (relevés de compteurs, maintenance, carburant).
Profil recherché :
- Connaissance des techniques d’accueil, des règles et outils de communication,
- Aptitude à la recherche d’information, de capitalisation et de classement de documents,
- Connaissance des techniques de gestion de planning, de préparation de réunions et d’évènements (salons, rencontres…),
- Autonomie, discrétion, sens de l’organisation, aisance relationnelle avec le public.
Conditions et contraintes d’exercice :
Poste à temps complet.
Rémunération :
Statutaire + régime indemnitaire + participation employeur mutuelle santé labellisée et prévoyance + CNAS + Forfait mobilités durables +Tickets restaurant
Le service « Accueil » est rattaché directement à la Direction Générale.
En binôme avec l’agent d’accueil administratif du siège de Terre de Provence, l’agent d’accueil/vaguemestre/technicien logistique accompagne les services dans leurs missions du quotidien, facilite la transmission d’informations, documents et fournitures diverses dans les locaux et hors les murs de la collectivité, et gère les besoins logistiques internes en lien avec l’activité des services et les évènements institutionnels.
Activités et tâches principales du poste :
• Activités et tâches liées à l’accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public avec amabilité,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Appliquer les règles de communication et de protocole,
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions, réagir avec pertinence aux situations d’urgence,
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
- Adapter son intervention aux différents publics,
- Gérer un système de mesure de la fréquentation,
- Assurer le suivi statistique de l’activité du service.
• Activités et tâches liées au renseignement et à l’orientation du public :
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence,
- Orienter vers les personnes et services compétents,
- Délivrer les premiers renseignements en lien avec l’activité et l’actualité de la collectivité.
• Activités et tâches liées à la gestion et à l’affichage d’informations institutionnelles :
- Diffuser des informations par voie d’affichage à l’intérieur ou au sein des services,
- Rechercher, sélectionner synthétiser et diffuser des informations.
• Activités et tâches liées à la gestion du courrier entrant et sortant :
- Réceptionner quotidiennement les courriers entrants,
- Enregistrer le courrier entrant et sortant,
- Affranchir quotidiennement les courriers sortants déposés par les services,
- Déposer quotidiennement à La Poste les courriers sortants affranchis,
- Assurer la distribution quotidienne du courrier dans les services,
- Contrôler mensuellement la facturation de l’affranchissement des courriers,
- Veiller au bon fonctionnement de la machine à affranchir : suivi des consommables, suivi du contrat.
En lien avec les services « achats, groupement de commandes et logistique » et « entretien des bâtiments communautaires » :
• Activités et tâches liées aux missions de vaguemestre/agent logistique en charge de la gestion des salles :
- Gérer la transmission et la distribution de documents et fournitures divers à l’intérieur et à l’extérieur de la collectivité,
- Réceptionner des demandes de réservation et planifier les attributions de salles,
- Assurer la logistique générale en lien avec l’installation et la remise en place des salles de réunion et évènements internes (manutention du matériel et mobilier, nettoyage d’appoint, gestion des apéritifs),
- Assurer la propreté d’appoint des locaux,
- Soutien logistique au service communication pour l’organisation d’évènements.
• Activités et tâches liées au suivi de l’utilisation du parc de véhicules de service :
- Suivre les demandes de réservation,
- Organiser et planifier les attributions des véhicules,
- Suivre l’utilisation des véhicules (relevés de compteurs, maintenance, carburant).
Profil recherché :
- Connaissance des techniques d’accueil, des règles et outils de communication,
- Aptitude à la recherche d’information, de capitalisation et de classement de documents,
- Connaissance des techniques de gestion de planning, de préparation de réunions et d’évènements (salons, rencontres…),
- Autonomie, discrétion, sens de l’organisation, aisance relationnelle avec le public.
Conditions et contraintes d’exercice :
Poste à temps complet.
Rémunération :
Statutaire + régime indemnitaire + participation employeur mutuelle santé labellisée et prévoyance + CNAS + Forfait mobilités durables +Tickets restaurant
Publiée le 01/01/2025
