Chargé(e) d’accueil (H/F)

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique directe de la Responsable administrative et financière du Centre Social Municipal « Les Campanules » rattaché au Service Politique de la Ville au sein du Pôle Services à la population, vous occuperez les fonctions de chargé(e) d’accueil (H/F).

Activités principales :

Accueil du public :

• Assurer l'accueil du public : renseigne, oriente et informe le public

• Gérer la prise des rendez-vous et/ou message à destination des partenaires qui assurent une permanence au sein de la structure (Caf, Ecrivain public, ACEPE...)

• Assurer la promotion de l'ensemble des animations proposées par les différents secteurs

Communication :

• Gérer l'affichage et son actualisation des informations et/ou animations proposées par le centre, les services municipaux de la ville ou des partenaires

Secrétariat/Gestion comptable :

• Assurer les encaissements de l'ensemble des activités proposées par la structure

• Actualiser les fichiers de suivis de paiement et l’enregistrement des recettes

• Assurer la prise de message et la transmission aux personnes concernées

• Elaborer des documents administratifs : courrier, compte-rendu, fiche technique, planning, attestation de présence ou paiement

• Assurer le classement régulier des dossiers ainsi que l’archivage annuel

• Assurer le suivi : réservation de salle et matériel

• Assurer un suivi des inscriptions aux différentes activités

Activités secondaires :

• Elaborer les bons administratifs liés aux dépenses

• Gestion et tenue du stand du Centre Social au forum des associations

• Manifestations : Assurer l'accueil et/ou participer à l'organisation des animations ponctuelles proposées par la structure

• Gestion des stocks : suivre et préparer les commandes de fournitures administratives et produits d'entretien nécessaires au bon fonctionnement de la structure

• Animer l’espace accueil (décoration, exposition thématique…)

Diplômes requis : expérience confirmée sur un poste similaire.

• Maitrise de l’outil informatique

• Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire

• Applique la réglementation à la non-discrimination et à la laïcité

Savoir-faire :

Technique d’accueil :

• Accueillir de manière courtoise

• Renseigner et orienter le public vers les personnes et les services compétents

• Analyser et gérer la demande, diffuser des documents d'information et de communication

• Adapter son mode de communication en fonction de son interlocuteur

• Prendre des messages, reformuler les demandes, filtrer et orienter le public

• Maîtriser le fonctionnement du standard téléphonique

• Savoir anticiper et gérer un conflit

• Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès

Technique de secrétariat :

• Rédaction de courrier, compte-rendu

• Règles de communication orale et écrite

• Savoir travailler en équipe et faire remonter les informations à son responsable hiérarchique et aux collègues

Savoir-être :

• Avoir le sens du service public, de l’accueil

• Donner une image positive de la collectivité

• Faire preuve de rigueur, d’initiatives partagées

• Être à l’écoute

• Adaptabilité, réactivité et dynamisme pour garantir la polyvalence au sein du service

• Être doté(e) d’une aisance relationnelle, avoir l’esprit d’équipe

• Discrétion, devoir de réserve, diplomatie

• Ponctualité, assiduité

• Respect des règles déontologiques de la fonction publique, avoir le sens du service public.

Contraintes particulières :

• Respect des horaires d'ouverture de l'accueil du public

• Peut être amené à travailler le week-end ponctuellement

• Présence impérative sur la période suivante : du 25 août au 30 septembre

CONDITIONS STATUTAIRES :

Poste vacant à temps complet suite à une mobilité interne à pourvoir dès que possible, ouvert au cadre d’emplois des adjoints administratifs par voie de mutation, détachement ou contractuelle.

REMUNÉRATION :

Statutaire | Régime indemnitaire | Prime annuelle | Participation employeur pour les mutuelles santé et prévoyances | politique dynamique en matière de formation | Dispositif de formateurs en interne | Collectivité adhérente au CNAS | Amicale du personnel.