Assistant administratif (H/F)

analyser le besoin des usagers :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du public (renseignements et orientation)
- Evaluer les besoins des usagers lors des premières demandes d'accompagnement et réajustements en prenant en compte les contraintes du
service pour y répondre : demande de l'usager, possibilités du service (horaires, quota d'heures attribué), aides financières possibles.
- Planifier les visites à domicile chez les usagers, en lien avec la responsable du service d'aide à domicile (SAAD), notamment lors des débuts
de prise en charge ou en cas de besoin de réajustement
- Proposer des solutions adaptées aux situations individuelles
- Suivre les dossiers de prise en charge et élaborer les demandes de renouvellement
Assurer la gestion administrative
- Assurer les démarches nécessaires à l'admission de l'usager dans le service : réalisation de devis, contrat, décharge, complétude de dossier
d'évaluation des besoins de l'usager
- Constituer les dossiers de demande d'aides financières des usagers pour transmission aux organismes financeurs
- Réaliser la facturation : gestion des caisses, élaboration des factures, contrôle des heures via la télégestion
Organiser les interventions et assurer la gestion du planning des équipes
- Assurer la gestion du planning : gestion hebdomadaire des heures de prestation des agents du SAAD, des remplacements, suivi des absences
des aides à domicile (congés, formations, arrêts, etc.), planification des temps collectifs (réunions d'équipe, analyses de la pratique) en lien
avec la responsable du SAAD, appels des usagers pour les informer de changements dans les prestations
- Organiser les interventions des aides à domicile dans le respect de la législation sociale
Gérer l'organisation fonctionnelle du service
- Assurer l'organisation fonctionnelle du service, en lien avec la responsable du SAAD : échanges quotidiens avec les aides-soignants sur les
suivis et l'organisation du travail, remise des plannings, organisation des temps de transmissions et des temps collectifs (réunion d'équipe,
analyse)
- Assurer la phase d'intégration des nouveaux agents et stagiaires, en lien avec la responsable du SAAD et la DRH
- Transmettre les éléments de paie à la DRH en début de mois : heures complémentaires, fiches kilométriques

Experience: 1 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous,Assurer la gestion administrative d'une activité,Coordonner l'activité d'une équipe,Réaliser la gestion administrative du personnel,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.