Assistant Administratif et Technique H/F

Akacia est un groupe fondé sur l'intelligence collective, qui intègre au sein d'une même structure un ensemble de PMEs multi-locales à taille humaine qui oeuvrent au déploiement et au maintien de territoires et de bâtiments connectés et intelligents.

Akacia repose son développement sur 4 piliers : placer l'humain au centre, penser une croissance à impact, se positionner sur les métiers des territoires et des bâtiments connectés et intelligents, intégrer les contraintes de la planète.
Dans le cadre de son développement, l'entreprise BVS Auvergne Rhône Alpes à taille humaine, appartenant à la constellation AKACIA - recrute en CDI son assistant(e) administratif(ve) et technique rattaché(e) directement à la directrice de la structure.

Il/elle peut être amené(e) à travailler ponctuellement sous la supervision des chargés d'affaires, notamment dans le cadre de missions spécifiques liées aux projets ou chantiers en cours.

Vous rejoindrez une équipe bienveillante qui s'inscrit dans les valeurs de la constellation AKACIA : confiance, respect partage et engagement.

Vos challenges quotidiens seront les suivants :
- GESTION DE L'ACCUEIL DE L'ENTREPRISE

Accueil physique :
o Réception des clients, fournisseurs, partenaires, collaborateurs intérimaires
o Mise à jour quotidienne du registre des entrées et sorties des visiteurs pour assurer une traçabilité optimale.

Accueil téléphonique :
o Réception des appels entrants et transfert aux interlocuteurs concernés.
o Prise en charge des demandes générales (informations sur l'entreprise, suivi de projets ou commandes)

Gestion du courrier et livraisons :
o Organisation de l'envoi et de la réception du courrier.
o Vérification des livraisons, suivi des anomalies et coordination des retours si nécessaire.

Gestion des fournitures administratives
- SUIVI ADMINISTRATIF DE L'ENTREPRISE

Planification des activités :
o Organisation et mise à jour des plannings d'interventions des techniciens et des réunions internes.
o Coordination des agendas entre les équipes terrain, les responsables et les intervenants externes

Suivi des temps de travail :
o Collecte et contrôle des feuilles d'heures des techniciens.
o Préparation des validations par les responsables et mise en conformité avec les processus internes.

Relais RH et comptable pour l'entreprise AKACIA SERVICES :
o Transmission des informations administratives (dossiers collaborateurs, éléments de paie)
o Aide à la préparation des documents liés aux audits ou déclarations administratives.

Reporting et suivi tableaux de bord :
o Actualisation des tableaux de suivi des indicateurs clés (avancement des projets, performances financières).
o Production régulière de rapports destinés à la direction pour faciliter la prise de décisions.

Archivage : organisation et classement des documents papier et numériques pour garantir leur traçabilité et leur accessibilité.
- SUIVI ADMINISTRATIF DES CHANTIERS

Gestion des documents administratifs :
o Établissement des devis, bons de commande, et factures clients en respectant les spécificités contractuelles.
o Dépôt des factures sur les plateformes clients et suivi des validations.
o Relance des factures impayées à la demande des responsables.

Soutien opérationnel :
o Appui aux chargés d'affaires et conducteurs de travaux dans la préparation des documents requis pour les chantiers (autorisations, permis, certificats).
o Suivi des commandes de matériaux et équipements, en s'assurant du respect des délais de livraison.

Organisation des réunions :
o Préparation logistique (convocations, supports de présentation) et reporting post-réunion (compte-rendu, diffusion des décisions).

Coordination et communication : relais d'information entre les clients, les équipes internes et les fournisseurs pour s'assurer de l'alignement des objectifs et des échéances.
- ADMINISTRATION DES VENTES

Avant-vente :
o Gestion des réponses aux appels d'offres : constitution des dossiers administratifs (documents juridiques, attestations, certificats).
o Coordination avec la direction et les chargés d'affaires pour le respect des délais de dépôt.
o Suivi des contrats de co-traitance et de sous-traitance (création, mise à jour et suivi).

Après-vente
o Mise à jour du tableau des références clients et des certificats de capacité.
o Gestion des situations financières transmises par les chargés d'affaires et envoi à la maîtrise d'oeuvre pour validation.
o Suivi des enquêtes de satisfaction client pour garantir un retour qualitatif sur les prestations réalisées.
- SUIVI DES MOYENS GENERAUX

Gestion de la flotte de véhicules :
o Suivi administratif des véhicules (cartes essence, badges télépéage, Crit'Air).
o Organisation des contrôles techniques, entretiens périodiques, et gestion des sinistres éventuels
o Mise à disposition de véhicules en location selon les besoins des managers.

Équipements individuels et sécurité
o Suivi des équipements individuels de sécurité (EPI) et outillages : commande, distribution et contrôle périodique - suivi tableau de bord de suivi
o Accueil des nouveaux collaborateurs avec un volet sécurité (fourniture des équipements, sensibilisation aux consignes)

Entretien et maintenance des locaux :
o Suivi des contrats d'entretien pour le bâtiment (nettoyage, sécurité incendie, climatisation).
o Coordination des interventions en cas de réparations ou de dysfonctionnements dans l'infrastructure
Compétences requises :

- Excellente capacité organisationnelle
- Sens du service client
- Maîtrise avancée des outils bureautiques (MS Office)
- Capacité à travailler en autonomie, à prioriser et à gérer l'urgence
- Rigueur dans le traitement et suivi administratif
- Forte aptitude communicationnelle écrite/orale
- Esprit analytique - Discrétion et respect de la confidentialité des informations