Agent administratif

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable, le ou la chargé(e) de gestion administrative et de manifestations culturelles assure des missions administratives au sein du service culturel et participe à l’organisation de manifestations culturelles.

• Mission 1 : Gestion administrative du service :
- Administration et secrétariat (accueil téléphonique, courriers, organisation de réunions, compte-rendu)
- Suivi comptable : saisie des bons de commande, des titres de recettes, validation des factures…
- Suivi du courrier sur logiciel spécifique

• Mission 2 : Gestion des demandes de salles et relation aux associations :
- Suivi des associations : gestion des demandes annuelles de réservation de salles, mise à jour du listing des associations, traitement et suivi des demandes de buvette, …
- Saisie sur logiciel spécifique des demandes de travaux
- Elaboration et suivi des conventions de mise à disposition des locaux et rédactions des décisions du Conseil Municipal

• Mission 3 : Organisation des manifestations (culturelles, patriotiques, sportives) :
- Elaboration, organisation et coordination des manifestations
- Gestion administrative liée aux manifestations : contrats des prestataires, engagement budgétaire, rédaction des décisions, déclarations nécessaires (SACEM, SACD, GUSO), rédaction des dossiers de demande de subvention et des bilans
- Gestion de la logistique : accueil des intervenants, gestion des besoins (transport, hébergement, restauration)
- Gestion des expositions : établir les dossiers d'assurances, assurer et organiser les vernissages

• Connaissances :
- Très bonne communication orale et écrite
- Maîtrise de l’orthographe et compétences rédactionnelles
- Intérêt pour la culture et/ou connaissance de la vie associative
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

• Compétences techniques :
- Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, Internet, Outlook, Teams)
- Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels
- Savoir effectuer une prise de note et la transcrire
- Permis obligatoire

• Compétences comportementales :
- Autonomie, rigueur et réactivité
- Capacité d’organisation et d’adaptation aux différentes situations de travail
- Capacité à prendre des initiatives pour répondre aux éventuelles problématiques et imprévus
- Capacité à coordonner plusieurs actions et travailler en transversalité
- Avoir un bon contact relationnel et le sens du service public
- Discrétion, sens de l’écoute et diplomatie
- Sens du travail en équipe
- Grande disponibilité (grande amplitude horaire lors des manifestations en soirée, les week end et jour férié).

Diplôme(s) ou formation(s) souhaitée(s) :

• Gestion administrative, Animation et/ou organisation de manifestations

• Grade requis : Adjoint administratif (titulaire ou contractuel)

• Une expérience sur un poste similaire et /ou connaissance du secteur culturel, associatif et de l’animation

Spécificités du poste :

• Horaires spécifiques :
- Semaine classique (37 h/hebdomadaire – 11RTT) – réunion mensuelle en fin de journée
- Période de manifestations : horaires spécifiques (décalés, discontinus, en alternance…) en soirée, les week-end et jours fériés

• Contraintes :
- Présence importante sur certains évènements (soir, weekend et/ou jours fériés) – fortes activités sur certaines

périodes de l’année (avril-juin-octobre-novembre-décembre)
- Port de charges légères (installation de matériel).

Diplôme(s) ou formation(s) souhaitée(s) :

• Gestion administrative, Animation et/ou organisation de manifestations

• Grade requis : Adjoint administratif (titulaire ou contractuel)

• Une expérience sur un poste similaire et /ou connaissance du secteur culturel, associatif et de l’animation