Assistant administratif des services techniques (h/f)

Située à 1700 m d'altitude, au coe;ur des Alpes du Sud et aux portes du Parc national du Mercantour, Valberg est une station-village de charme, familiale et respectueuse de l'environnement, localisée à 1h15 de Nice, dans le département des Alpes-Maritimes.

Disposant de conditions d'ensoleillement exceptionnelles, Valberg est une véritable station de montagne qui propose toute l'année de nombreuses activités : 90 km de pistes de ski alpin, 25 km de pistes de ski de fond, des sentiers à thèmes et des sentiers de randonnée balisés mais aussi une piscine couverte, un golf 9 trous, un parc accrobranche, un Bike-Park et deux pistes de luge d'été.

Le Syndicat Intercommunal de Valberg (SIV), regroupe les communes de Péone et de Guillaumes (Alpes-Maritimes) sur le territoire de la station de Valberg. Il a une vocation pluridisciplinaire en matière de tourisme, d'aménagement et de développement de l'attractivité du territoire, de travaux et d'accueil petite enfance.

Le Syndicat Mixte de Valberg (SMV), regroupe les communes de Péone et de Beuil, le SIV et le Conseil départemental des Alpes Maritimes. Il a pour objet l'étude, l'aménagement, la réalisation, l'exploitation et la promotion des équipements sportifs, touristiques ou tout projet ayant vocation à favoriser le développement de la Station de Valberg : notamment les domaines skiables de Valberg et de Beuil pour la pratique du ski alpin, du ski de fond, des sentiers raquettes et piétons, le parcours accrobranche, Espace Valberg Aventure, la salle de sports connectée, le golf, la piscine ainsi que l'ensemble des équipements du Parc des Sports de la station. L'exploitation du domaine skiable et de certains équipements sportifs est confiée par Délégation de Service Public à la SPL de Valberg.

La commune de Péone regroupe l'état civil et les missions régaliennes avec des points d'accueil au sein du village de Péone et dans la station de Valberg.

Les activités principales d'accueil :

* Accueille le public sur place et par téléphone :
- Accueille le public sur place et par téléphone ;
- Informe et renseigne selon les attentes du public ;
- Transmet les demandes et les informations nécessaires aux personnes compétentes.

* Renseigne les usagers sur les questions d'urbanisme :
- Apporte une réponse adéquate aux demandes des usagers en s'appuyant sur les documents officiels (ex : demandes liées au P.L.U., arrêtés donnant autorisation, etc) ;
- Assure le lien avec les services instructeurs : DDTM, CAUE, Préfecture, SDIS, service du contrôle de légalité ;
- Oriente l'usager afin de lui apporter un conseil et/ou les formulaires adéquates (recherche sur cadastre, formulaire cerfa, demande auprès de la direction ou d'experts, etc) ;
- Assure les réponses aux demandes écrites : envois de courriels et de courriers ;
- Assure la mise en application de la dématérialisation de l'urbanisme pour la commune de Péone ;
- Collaboration à venir avec l'Agence 06 - Nouvel intervenant pour l'instruction des dossiers d'urbanisme.

* Assure les missions de secrétariat et le traitement du courrier :
- Collecte le courrier destiné au service, prépare et envoi les courriers de réponse, assure le suivi dans le logiciel MAARCH ;
- Assure le secrétariat (prise de RDV, gestion de l'agenda, transmission des messages, etc) pour le directeur des ST ;
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers du pôle ST (factures, travaux, marchés, assainissement, réseaux, urbanisme, interventions diverses, etc).

* Assure la planification et la gestion des salles de la collectivité :
- Met à jour le planning des salles et répond aux demandes de réservation des agents des collectivités et des demandeurs externes ;
- Assure la préparation et l'envoi des réponses relatives aux demandes de location de salles ;
- Informe les autres services : entretien, comptabilité, tourisme, concernés par les demandes et fait remonter les besoins exprimés (logistique, matériel, etc) ;
- Assure le contrôle de la mise en place de la salle.

* Assurer le prêt et le suivi des clés des bâtiments des collectivités :
- Actualise et suit l'organigramme des clés et des cylindres ;
- Programme les clés et les serrures ILOQ ;
- Assure le prêt des clés et la formation du système ILOQ auprès des agents des collectivités.

* Assure le suivi administratif des agents de l'équipe opérationnelle :
- Assure le suivi, la gestion et la transmission des heures des agents, des congés et des demandes d'absence aux services R.H ;
- Assure la création et la mise à jour des plannings de travail des agents opérationnels ;
- Assure une partie des démarches de formations pour les agents de son service (ex : inscription permis, visite médicale) ;
- Assure les commandes et relations fournisseurs pour équiper les agents du service technique: habillement, équipement EPI.

* Les compétences techniques :
- Maitriser les outils informatiques (Word, Excell, Outlook, navigation sur internet...) pour l'ensemble des tâches demandées ;
- Utilisation des plateformes LITTERALIS et WIKI PREDICT ; du logiciel ILOQ ;
- Savoir rédiger et mettre en page les courriers et courriels ;
- Savoir répondre au téléphone et transmettre les demandes et informations aux personnes concernées ;
- Avoir des notions de base sur la gestion et l'instruction des dossiers d'urbanisme.

* Les compétences relationnelles :
- Être accueillant, à l'écoute, aimable, discret, ferme, correct (tenue et langage), calme et patient ;
- Avoir la capacité de travailler en équipe et de faire le lien avec différents services ;
- Faire preuve de discrétion et garantir la confidentialité de l'ensemble des informations relatives au pôle ST et aux collectivités.

* Les compétences organisationnelles :
- Savoir organiser son travail au quotidien de manière autonome ;
- Posséder un certain dynamisme dans l'exécution de ses missions.