Responsable service hébergement (h/f)

Située à 1700 m d'altitude, au cœur des Alpes du Sud et aux portes du Parc national du Mercantour, Valberg est une station-village de charme, familiale et respectueuse de l'environnement, localisée à 1h15 de Nice, dans le département des Alpes-Maritimes.

Disposant de conditions d'ensoleillement exceptionnelles, Valberg est une véritable station de montagne qui propose toute l'année de nombreuses activités : 90 km de pistes de ski alpin, 25 km de pistes de ski de fond, des sentiers à thèmes et des sentiers de randonnée balisés mais aussi une piscine couverte, un golf 9 trous, un parc accrobranche, un Bike-Park et deux pistes de luge d'été.

Le Syndicat Intercommunal de Valberg (SIV), regroupe les communes de Péone et de Guillaumes (Alpes-Maritimes) sur le territoire de la station de Valberg. Il a une vocation pluridisciplinaire en matière de tourisme, d'aménagement et de développement de l'attractivité du territoire, de travaux et d'accueil petite enfance.

Le Syndicat Mixte de Valberg (SMV), regroupe les communes de Péone et de Beuil, le SIV et le Conseil départemental des Alpes Maritimes. Il a pour objet l'étude, l'aménagement, la réalisation, l'exploitation et la promotion des équipements sportifs, touristiques ou tout projet ayant vocation à favoriser le développement de la Station de Valberg : notamment les domaines skiables de Valberg et de Beuil pour la pratique du ski alpin, du ski de fond, des sentiers raquettes et piétons, le parcours accrobranche, Espace Valberg Aventure, la salle de sports connectée, le golf, la piscine ainsi que l'ensemble des équipements du Parc des Sports de la station. L'exploitation du domaine skiable et de certains équipements sportifs est confiée par Délégation de Service Public à la SPL de Valberg.

La commune de Péone regroupe l'état civil et les missions régaliennes avec des points d'accueil au sein du village de Péone et dans la station de Valberg.

* Gestion et organisation du service hébergement
- Etablit les plannings de travail des agents du service hébergement, suivi des heures, des congés et des documents d'annualisation ;
- Assure le suivi quotidien du travail en cours et repartit les tâches et missions (élaboration d'une TO DO LIST) ;
- Encadre et forme le personnel permanent et saisonnier (été et hiver) ;
- Veille au maintien et/ou à la rénovation du parc locatif ;
- Elabore les statistiques hebdomadaires et annuelles ;
- Entretien d'écoute individuel hebdomadaire.

* Gestion et organisation du service entretien
- Etablit les plannings de travail des agents du service entretien, suivi des heures, des congés et des documents d'annualisation ;
- Assure le suivi quotidien du travail en cours et repartit les tâches et missions ;
- Entretien d'écoute individuel hebdomadaire.

* Assure la réservation des logements touristiques de la station de Valberg en cas d'affluence ou congé des agents de réservation :
- Assure l'accueil physique et téléphonique du public ;
- Conseille et oriente la clientèle en fonction des besoins exprimés ;
- Est disponible et renseigne clairement les usagers du service Valberg Hébergement ;
- Assure le traitement des réservations des demandes par courrier, mail, téléphone et en direct ainsi que leur suivi ;
- Assure un suivi quotidien de l'offre locative via Asterio.

* Recherche et Gestion des hébergements partenaires (particuliers) :
- Démarchage ;
- Visite d'adhésion préalable, conseils ;
- Classement des meublés de tourisme : visite, rapport de visite et attestation de classement ;
- Mise en œuvre des dossiers des nouveaux partenaires : convention, cahier des charges, descriptif commercial et photos, élaboration des grilles tarifaires, visite définitive, paramétrage et mise en ligne sur le logiciel de gestion et de réservation en ligne ;
- Réservations et demandes d'informations (téléphonique, mail, physique) ;
- Suivi des dossiers, courrier et encaissements ;
- Suivi des reversements aux propriétaires ;
- Suivi de l'élaboration et des factures de commission.

* Logiciel de gestion Asterio : mise à jour des paramétrages : documents clients, tarifs, ouvertures et fermetures des ventes sur la réservation en ligne en fonction des disponibilités, paramétrage des nouveaux produits de vente et biens locatifs des partenaires.

* Administratif :
- Demandes annuelles de renouvellement du cautionnement bancaire et de responsabilité civile et transmission à Atout France pour mise à jour de l'immatriculation du service ;
- Mise à jour des Conditions Générales de Vente, des documents contractuels à destination des clients.

* Mission RH : Elaboration fiches de poste, recherche personnel, entretien d'embauche ;

* Elaboration du budget du service hébergement :
- Elaboration & suivi ;
- Edition bons de commande ;
- Facturation.

* Gestion du stock des meublés touristiques (petit électroménager) ;

* Gérer les remarques et situation de litiges clients ;

* Gestion des demandes de logement de dernière minute dans les hébergements de la station ;

* Régie (régisseur titulaire) : veille de la bonne tenue du grand livre et des versements sur la régie dans les délais impartis ; analyse des ventes, bilans de saison, alimentation des indicateurs ;

* Référente classement ATOUT France : Suivi des classements de meublés, mise à jour dossiers, programmation des visites pour nouvelles demandes de classement, saisi des dossiers sur la plateforme CLASS ;

* Supervision des départs et arrivées durant les saisons :
- Organisation préalable du travail des équipes et suivi des demandes et interventions avec les services techniques et entretien ;
- Etat des lieux sortant physique le samedi ;
- Vérification des appartements avant l'entrée des clients (ménage correctement fait, agencement des appartements...).

* Coordination avec le service technique :
- Elaboration des demandes d'intervention et suivi jusqu'à réalisation (demandes faites sur le logiciel DI) ;
- Suivi des travaux de rénovation à effectuer durant les saisons d'automne et de printemps.

* Coordination avec le service entretien et les prestataires externes :
- Coordonne et veille au suivi quotidien du travail ;
- Suivi des départs et arrivées pour la bonne marche du service entretien ;
- Assure les demandes liées aux prestations complémentaires de linge, matériel de puériculture, etc... ;
- Gestion des ouvertures ou fermetures de planning en fonction du planning de nettoyage à blanc des hébergements.

Les compétences techniques :
- Diplôme de niveau 4 ou équivalent ;
- Maîtriser les techniques et outils de communication ;
- Connaître les notions de base en technique de promotion ;
- Savoir utiliser et maîtriser les outils informatiques : Pack Office, logiciel de réservation Asterio et navigation Internet ;
- Etre bilingue français / anglais et français/italien (écrit et parlé) ;
- Connaître les notions de classement de meublés conformément aux normes en vigueur.

Les compétences relationnelles :
- Etre discret, accueillant, à l'écoute, aimable, ferme, correct (tenue et langage), calme et patient.

Les compétences organisationnelles :
- Savoir organiser son travail au quotidien avec une grande autonomie : se fixer des priorités en fonction du quotidien ;
- Avoir du bon sens ;
- Posséder un certain dynamisme dans l'exécution de ses missions ;
- Posséder de bonnes compétences de management.
- Permis B obligatoire ;
- Expérience professionnelle dans le secteur du tourisme de 3 à 5 ans.