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Assistant administratif et financier - Culture
Au sein du Service de Coordination administrative et financière (SCAF) qui gère les médiathèques du réseau de lecture publique de l’agglomération et le service des Archives communales et communautaires et sous l’autorité du responsable de la SCAF, l'assistant administratif et financier recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et financier du service. Il suit les dossiers administratifs et financiers et les gère selon l'organisation et ses compétences. De plus, il assiste les responsables et agents des médiathèques et des archives dans ce domaine.
Missions comptables, financières et administratives :
o Engagements et pré-mandatements (logiciel E-SEDIT)
o Aide et support aux agents des médiathèques dans leur suivi budgétaire (tableaux de bord, disponibilité des crédits)
o Suivi financier des marchés publics, demandes de devis
o Marchés subséquents impression et traiteur (publication consultation sur AWS, analyses des réponses, création du marché sur e-sedit)
o Référent auprès des régisseurs de recettes de ces médiatèques et du réseau : aide sur le logiciel FACIL CAISSE, les terminaux de Carte Bleue, application Banque Postale (DGIFIP)
o Gestion des fournitures administratives pour les médiathèques et les archives, en lien avec D° Achats
o Réception des livraisons
o Gestion des factures par le logiciel DEMABOX
o Référent Chronotime pour l’ensemble des agents de la Direction de la Lecture Publique (DLP) et archives, les médiathèques Beauvoir et Chabeuil
o Gestion des tableaux de bord sous EXCEL
Accueil, secrétariat :
o Accueil physique et téléphonique de la DLP
o Accueil téléphonique à Latour-Maubourg
o Tâches de secrétariat : courriers, classement, archivage
o Traitement du courrier en lien avec le Service Accueil de l'Agglo et les Huissiers de la Ville de Valence
o Envois en nombre (outils de communication du réseau)
o Gestion fichiers d'adresses / animations - Adressage et envois
Travail collaboratif avec les autres agents de la SCAF :
o Connaissance des dossiers suivis par chacun des agents
o Remplacement en cas d'absence (factures, bons de commande…)
o Connaissance des procédures administratives, financières, et comptables en fonction publique territoriale
o Capacité de communication orale et écrite
o Maîtriser les progiciels de gestion et les logiciels métiers
o Maîtriser les logiciels de bureautique
Missions comptables, financières et administratives :
o Engagements et pré-mandatements (logiciel E-SEDIT)
o Aide et support aux agents des médiathèques dans leur suivi budgétaire (tableaux de bord, disponibilité des crédits)
o Suivi financier des marchés publics, demandes de devis
o Marchés subséquents impression et traiteur (publication consultation sur AWS, analyses des réponses, création du marché sur e-sedit)
o Référent auprès des régisseurs de recettes de ces médiatèques et du réseau : aide sur le logiciel FACIL CAISSE, les terminaux de Carte Bleue, application Banque Postale (DGIFIP)
o Gestion des fournitures administratives pour les médiathèques et les archives, en lien avec D° Achats
o Réception des livraisons
o Gestion des factures par le logiciel DEMABOX
o Référent Chronotime pour l’ensemble des agents de la Direction de la Lecture Publique (DLP) et archives, les médiathèques Beauvoir et Chabeuil
o Gestion des tableaux de bord sous EXCEL
Accueil, secrétariat :
o Accueil physique et téléphonique de la DLP
o Accueil téléphonique à Latour-Maubourg
o Tâches de secrétariat : courriers, classement, archivage
o Traitement du courrier en lien avec le Service Accueil de l'Agglo et les Huissiers de la Ville de Valence
o Envois en nombre (outils de communication du réseau)
o Gestion fichiers d'adresses / animations - Adressage et envois
Travail collaboratif avec les autres agents de la SCAF :
o Connaissance des dossiers suivis par chacun des agents
o Remplacement en cas d'absence (factures, bons de commande…)
o Connaissance des procédures administratives, financières, et comptables en fonction publique territoriale
o Capacité de communication orale et écrite
o Maîtriser les progiciels de gestion et les logiciels métiers
o Maîtriser les logiciels de bureautique
Publiée le 09/01/2025
