Office Manager (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement et sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière, l'Office Manager veille à ce que le siège de l'association fonctionne de manière fluide et efficace en assurant la bonne gestion des ressources, des équipements et de la communication interne. Il/Elle est en lien avec tous les services et antennes de Toit à Moi.

MISSIONS
1/ Accueil et secrétariat
- Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de l'association (salariés, mécènes, donateurs, personnes accompagnées, bénévoles.)
- Gestion du courrier postal et des messageries mail

2/ Gestion des services généraux
- Suivre les contrats, renouvellements et échéances avec les différents prestataires
- Assurer l'entretien et le bon fonctionnement des équipements en lien avec les prestataires externes et les mécènes
- Superviser l'entretien des locaux en lien avec le prestataire de ménage
- Suivre le parc informatique et téléphonique
- Gérer les stocks de fournitures

3/ Administration RH
- Gestion des absences
- Administration de l'outil SIRH (Lucca)
- Contribution aux process d'onboarding et d'offboarding des collaborateurs et administration des dossiers individuels (promesses d'embauche, contrats de travail, DPAE.)
- Contribution à la gestion des paies : transmission des variables au cabinet, vérification des bulletins de paie, réalisation des virements.
- Gestion de la relation avec les organismes pour les déclarations et démarches en légales (mutuelle, prévoyance, médecine du travail, opco.)

4/ Appui comptable
- Gestion de la comptabilité des antennes : saisie des factures, rapprochements bancaires et lettrage.
- Contrôle des notes de frais dans le logiciel dédié
- Gestion des appels de fonds des syndics de copropriété (contrôle, saisie, paiement)
- Gestion des taxes foncières du parc immobilier de l'association

5/ Participation à la vie de l'association
- Coordination des séminaires d'équipe
- Contribution à l'organisation des temps forts de l'association (assemblée générale.)

CARACTERISTIQUES DU POSTE
- CDI temps plein
- Poste basé à Nantes puis à Rezé à partir de mai 2025
- Possibilité de télétravail ponctuel (2J/semaine)
- Avantages :
6ème semaine de congés payés
Prime de mobilité douce cumulable avec la prise en charge à 50% de l'abonnement transports en commun
Tickets restaurant 50%
Délai de carence limité à 1j en cas d'arrêt de travail

Experience: 48 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Réaliser la gestion administrative du personnel,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.