Secrétaire du service police municipale et référent(e) des archives municipales

La ville de Clapiers (5700 habitants) recrute un(e) secrétaire du service police municipale et référent(e) des archives municipales.

En collaboration directe avec le Chef de service de police municipale, l'agent(e) aura pour mission d'assurer le secrétariat et l'accueil du service et d'exécuter les missions administratives dans le respect des règles de déontologie de la police municipale, sur une durée de 30 heures par semaine.

Il (elle) assurera la gestion des archives municipales à raison de 5 heures par semaine.

En complément, il viendra en appui des services de la collectivité sur des missions de gestion informatique de bases de données et d’archivage.

Missions de secrétariat du service de police municipale :
- Accueil physique et téléphonique :

* Orientation du public vers les interlocuteurs concernés

* Prises de messages, transferts d'appels
- Courrier :

* Réponses aux demandes et enregistrement sur le logiciel courrier départ

* Transmission et suivi des doléances aux policiers municipaux

* Convocation des élus délégués à la commission sécurité/transports
- Mise à jour du plan communal de sauvegarde (PCS)
- Classement et archivage des dossiers du service
- Rédaction des arrêtés de police du Maire : arrêtés de circulation, d'occupation du domaine public, etc...
- Publication communale : transmission au service communication des articles à insérer dans le bulletin municipal
- Gestion administrative des objets trouvés ou perdus :

* Convocation des propriétaires des objets

* Restitution des objets

* Transmission en préfecture etc.....
- Gestion administrative des animaux errants, perdus, trouvés : procédures d'identification, rédaction des frais de capture, liaison avec la SPA et le vétérinaire.
- Renfort si nécessaire pour les entrées/sorties des écoles
- Gestion des rendez-vous avec le conciliateur de justice
- Coordination des tâches avec les intervenants extérieurs : contact avec la gendarmerie, les pompes funèbres, la fourrière, les entreprises intervenant sur le domaine public, les autres collectivités.

Missions de référent(e) des archives municipales :
- Mise en œuvre de la réglementation en vigueur en matière d'archivage, de conservation, de communication et d'élimination des documents administratifs
- Opérations de collecte et d'analyse des archives auprès des différents services municipaux
- Gestion du plan d'archivage
- Rédaction de procédures
- Conseil et accompagnement des services

Missions secondaires :

Appui aux services de la collectivité sur des besoins de gestion de bases de données, d’archivage informatique, de gestion numérique.

Conditions d'exercice :
- Travail en bureau au poste de police et dans les locaux dédiés à l'archivage
- Contraintes physiques liées au port de charges lourdes

En rejoignant la commune de Clapiers, vous bénéficierez :
- d'une rémunération statutaire + IFSE + CIA
- d'un Comité d'Oeuvres Sociales attractif : des aides financières pour les événements de la vie quotidienne / des prix préférentiels sur les locations et les voyages / des chèques vacances / des prix préférentiels sur les sorties, loisirs, activités culturelles et sportives
- d'une participation employeur sur le contrat prévoyance (sous conditions)

- Savoir et savoir-faire : qualités rédactionnelles, savoir organiser son travail, savoir rendre compte, autonomie sur le poste, respecter les délais et les consignes. Compétences informatiques, gestion de bases de données, archivage.
- Savoir être : sens du service public, sens de l'accueil du public, discrétion, secret professionnel, implication et motivation, réactivité, capacité à s'intégrer dans une équipe, assiduité.