Secrétaire de mairie/ Promotion interne

SECRETAIRE DE MAIRIE

Cadre statutaire :
- Catégories B
- Filière administrative
- Rédacteur territorial

Quotité de travail 35 H

Catégorie du poste Administration générale

Responsable hiérarchique direct N + 1 Le Maire

Service d'affectation : Mission principale du service : Administration générale Composition du service ( effectif) : 1

Lieu La mairie

Relations fonctionnelles

Relations permanente avec le public

Echanges permanents d'informations avec le maire et le conseil municipal

Relations avec l'ensemble des services en situation hiérarchique

Coopération avec d'autres collectivités (intercommunalité)

Contacts, échanges d'informations, voire développement de partenariats avec les institutions ou entreprises privées et les associations

Devoir de réserve et sens du service public.

Missions Principales

Assistance et conseil aux élus

Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques

Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables

Préparation des actes d'état civil et rédaction des délibérations et arrêtés du Maire

Animation et développement des partenariats

Accueil et renseignement de la population

Gestion des équipements municipaux

Management opérationnel des services

Animation et pilotage des équipes

Mission(s) annexe(s)

Gestion et suivi de dossiers en direction du public (garderie, bibliothèque, cantine, transports scolaires, etc.)

Mission(s) ponctuelle(s)

Tenue à jour du fichier électoral et mise en place de l'organisation matérielle des élections et du recensement

Activités régulières (Périodicité des tâches â indiquer si besoin)

Assistance et conseil aux élus

Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques

Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables

Préparation des actes d'état civil et rédaction des délibérations et arrêtés du maire

Animation et développement des partenariats

Accueil et renseignement de la population

Gestion des équipements municipaux

Management opérationnel des services

Animation et pilotage des équipes

Activités occasionnelles

Tenue à jour du fichier électoral et mise en place de l'organisation matérielle des élections et du recensement

Contraintes

Travail en bureau, déplacements sur le territoire

Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux et commissions.

Pics d'activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité

Devoir de réserve et sens du service public

Avantages liés au poste

Nouvelle Bonification Indiciaire

Nouvelles technologies de l'information et de la communication, presse spécialisée

Avantages liés à la collectivité Régime indemnitaire

Connaissances théoriques et savoir faire

Conseiller les élus et alerter sur les risques (techniques, juridiques)

Bâtir une relation de confiance avec le maire

Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique

Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

Maitriser les règles de la comptabilité publique (M14) Préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières

Contrôler la gestion et les engagements de dépenses

Réaliser un budget

Connaitre et savoir appliquer les règles des marchés publics et des contrats

Connaitre et savoir appliquer les règles du statut de la FPT

Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire de

l'urbanisme (permis de construire, voirie...)

Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités locales

Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire et juridique des actes d'état civil- gestion des cimetières

Gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, école,.. )

S'adapter aux contraintes financières

Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire

Identifier et mobiliser des partenaires stratégiques

Organiser des échanges de pratiques professionnelles

Elaborer et animer un dispositif d'accueil de la population

Développer des dispositifs de concertation avec les usagers (animer des réunions publiques)

Planifier la gestion des locaux et des équipements

Définir les besoins en matériel et en équipement

Evaluer le patrimoine et les risques

Vérifier à la réactivité et à la qualité des services rendus

Concevoir des outils et des procédures de contrôle

Contrôler et évaluer les actions des services

Répartir et planifier les activités des agents

Piloter, suivre et contrôler les activités des agents

Repérer et réguler les conflits

Méthodes et outils d'observation et de prospective

Techniques et outils de gestion de l'activité

Savoir Etre : comportement, attitudes, qualités humaines

Techniques de communication et de négociation

Techniques d'écoute active et de médiation

Techniques de gestion de conflits

Technologies de l'information et de la communication

Notions de psychologie individuelle et collective

Force de proposition

Capacité d'analyse et de synthèse

Rigueur et organisation

Connaissance des techniques de classement et d'archivage

Autonomie

Esprit d'équipe

Esprit d'initiative et de décision

Agréments - Habilitations - Permis -Diplôme obligatoire

Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Permis B

Particularité dans l'exercice du poste

Utilisation du véhicule personnel pour les déplacements / véhicule de service