Assistant(e) de direction Secrétariat/Compta/RH/Communication

Sous la responsabilité du directeur du Pays Vendômois, vous travaillerez en étroite coordination avec la Présidente du syndicat mixte, le directeur et les chargés de mission. Vous serez également en relation avec les partenaires extérieurs (services de l'Etat, communes, EPCI, conseil départemental, conseil régional, chambres consulaires, associations...).

Vous assurerez le secrétariat du syndicat mixte, l'exécution financière et comptable des dépenses de la structure, la gestion et le suivi du personnel, la réalisation de documents de communication, la mise à jour du site internet et des réseaux sociaux.

1 - Secrétariat et gestion administrative
- Secrétariat de la Présidente, du directeur et des chargés de missions
- Accueil physique et téléphonique
- Préparer et organiser la logistique des différents événements (réunions diverses, comités syndicaux)
- Gestion du courrier
- Traitement de documents administratifs,
- Préparation et contrôle de dossiers (documentation, rapport, notes diverses pour les réunions …)
- Préparation des actes du syndicat, suivi des signatures et contrôle de légalité
- Suivi administratif et financier des subventions perçues
- Archivage

2 - Comptabilité – Budget – Gestion financière
- Préparation et suivi des commandes
- Préparation, gestion et suivi des mandats et des titres de recettes
- Gestion des paies
- Préparation et suivi du budget
- Suivi de la trésorerie
- Gestion des stocks
- Gestion des assurances, des contrats et des marchés

3 - Gestion du personnel
- Gestion administrative du personnel : carrière, formations, congés, gestion des absences, frais de déplacements …
- Préparation et suivi des contrats de travail

4 - Communication
- Revue de presse du Pays
- Mise à jour du contenu du site internet et animation des réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn)
- Élaboration de documents de communication et de la lettre mensuelle d’actualités

1 - Compétences techniques:

• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)

• Connaissances en gestion administrative

• Connaissance des normes rédactionnelles

• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation

• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire

• Maîtrise de l’organisation d’événements

• Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire

• Connaissance de la comptabilité M57

• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord

• Connaissance générale du fonctionnement des collectivités

• Notions en aménagement du territoire

• Maîtrise des outils bureautiques

. pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)

. Logiciel de comptabilité et paie (Berger Levrault)

. Plateformes de gestion en ligne Portail de la gestion public : (Hélios, Xémélios, Chorus Pro) Portail Net Entreprises

2 - Savoir-être

• Dynamisme

• Esprit d’initiative

• Discrétion

• Organisation et rigueur

• Polyvalence

• Réactivité et autonomie

• Aisance relationnelle

• Esprit d’équipe

• Capacités rédactionnelles

• Sens de l’écoute et de la communication

• Disponibilité

• Capacité à travailler dans des délais contraints

• Capacité à prioriser

• Capacité d’adaptation

• Capacité à référer