Assistant administratif

Placé(e) sous l'autorité de la responsable des Ressources Humaines, vous serez chargé(e) d'assurer les missions suivantes :

1- SECRETARIAT DU CONSEIL MUNICIPAL

Avant la séance :

* Centralise les sujets et délibérations,

* Saisie de l'ordre du jour,

* Saisie des projets de délibérations,

* Envoi des convocations,

* Préparation des documents,

* Envoi des affaires aux élus.

Après la séance :

* Saisie des délibérations,

* Saisie du compte-rendu de séance,

* Transmission des affaires au contrôle de légalité,

* Diffusion des délibération prises,

* Tenue des registres.

Secrétariat des courriers officiels et des élus.

2- SOUTIEN AU SERVICE FINANCES

Fonctionnement et investissement :

* Contrôler les dépenses et recettes de la commune, du CCAS,

* Gestion du FCTVA,

* Réaliser l'état des restes à réaliser,

* Apprécier la validité des pièces justificatives,

* Contrôler les factures du ou des services,

* Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers,

* Préparer les mandatements et titres de recette,

* Saisir les factures et mandats,

* Réaliser les engagements et le suivi des crédits,

* Préparer et émettre les factures enfance.

3- SOUTIEN AU SERVICE RESSOURCES HUMAINES

Assure la continuité de service en l'absence de la responsable :

* Saisie des heures du service technique

* Suivi des congés

* Suivi des remplacements

Suivre les candidatures spontanées.

Recrutement :

* Préparer les dossiers de recrutements,

* Effectuer un premier niveau d'analyse des candidatures,

* Planifier et organiser les entretiens de recrutement.

Contrôler et mandater les frais de déplacement liés au personnel.

Assurer le suivi de la formation des élus ainsi que l'octroi de médailles.

4- SECRETARIAT AU POLE FAMILLE

* Suivi du financement " CAF " CTG.

- Cadre d'emplois des adjoints administratifs + grade de rédacteur,
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique d'un conseil municipal,
- Maîtriser l'utilisation des outils informatiques,
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Savoir rédiger un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page...),
- Qualités relationnelles et d'écoute,
- Rigueur et organisation,
- Discrétion et confidentialité,
- Disponibilité, autonomie, polyvalence,
- Réactivité, adaptabilité.