Assistant de direction (h/f)

Placé sous l’autorité du directeur général des services, vous apportez une assistance solide et permanente à notre directeur général des services et nos trois directeurs généraux adjoints. Vous serez responsable de la gestion efficace des activités clés de soutien, contribuant au bon fonctionnement de notre collectivité.


VOS MISSIONS

Vous serez en charge d’organiser l’agenda du DGS et des DGA en priorisant les rendez-vous et en assurant une planification efficace. Vous aurez également pour mission de rappeler les informations importantes, de transmettre les messages avec précision et de coordonner la logistique des réunions en veillant à ce que tous les éléments nécessaires soient en place pour des interactions productives.

Vous jouerez un rôle primordial en préparant et en suivant les dossiers du DGS et des DGA en amont des rendez-vous. Vous serez également en charge de rédiger des courriers et des notes, de saisir et de mettre en forme. Vous contribuerez aussi à maintenir une communication fluide en contrôlant les courriers transmis à la direction générale et en assurant une circulation efficace des documents internes.

Vous assurerez un accueil téléphonique et physique de qualité, offrant une première impression positive de la collectivité. Vous serez également en charge de filtrer les appels et d’orienter les interlocuteurs, tant en assurant une transmission fluide de l’information entre la direction générale et les différents services de la ville.

Vous serez responsable d’organiser et de mettre à jour les dossiers, de tenir à jour le classement électronique et papier du DGS et des DGA et d’assurer l’archivage des documents. Vous anticiperez également les besoins en fournitures pour le classement et l’archivage, contribuant ainsi à maintenir un environnement de travail organisé et fonctionnel.