Assistant(e) de direction

Assistant(e) de direction

Affectation :

DIRECTION GENERALE DELEGUEE : Excellences Économiques et Développement des Potentiels Humains (DGEEDPH)

PÔLE : Inclusion Économique et Sociale

Placé sous l'autorité hiérarchique du Chef de Pôle, l'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au Chef de Pôle en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement. Il (elle) traite des dossiers ponctuels et assure le suivi d'affaires réservées.

Activités et tâches

Organisation de la vie professionnelle du Directeur :

1) Organiser l'agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités et échéances du Directeur

2) Rappeler les informations importantes et transmettre les messages

3) Prendre en charge les aspects logistiques de la fonction de direction

4) Établir une relation de confiance avec le Directeur

5) Suivre les projets et activités de la Direction

Organisation et planification des réunions

1) Coordonner des groupes de travail

2) Rédiger les ordres du jour

3) Préparer et transmettre les documents dans les délais

4) Prendre des notes et rédiger les comptes rendus/relevés de décision

Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique

1) Prendre des notes et mettre en forme des dossiers administratifs, tous types de courriers et courriels

2) Rédiger des courriers, notes, compte-rendu

3) Réceptionner, distribuer et expédier le courrier

4) Photocopier / scanner et assembler des documents

Accueil physique et téléphonique de la Direction :

1) Accueillir, renseigner et orienter l'interlocuteur

2) Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

3) Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et e-mails

Assure les missions relatives aux moyens généraux :

1) Gérer les besoins en matériel en lien avec les autres services de la Direction (recensement des besoins, établissement des bons de commande, réception et distribution du matériel)

2) Assurer la liaison avec le syndic de copropriété.

3) Participer au suivi des interventions techniques (bâtiments, téléphonie, informatique).

1 Titulaire du cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux, par dérogation un contractuel.

* Niveau : BAC à BAC+2,

* Profil assistant administratif

Savoirs:

? Environnement professionnel

? Organisation et enjeux de la Direction de l'insertion et de la Cohésion Sociale

? Instances, circuits et procédures

? Techniques de secrétariat et de communication

? Règles d'expression écrite et orale

? Classement et archivage

? Outils bureautiques, de messagerie et d'agenda partagé

Savoir-faire :

? Avoir un esprit de synthèse et d'analyse

? Savoir s'organiser et gérer son temps

? Recevoir, filtrer et transmettre des messages et des informations

? S'adapter aux différents interlocuteurs

? Réaliser un plan de classement

? Rédiger et mettre en forme des documents

Savoir- être :

* Disponibilité

* Capacité à collecter des informations

? Rigueur et sens de l'organisation

? Sens du contact et de l'accueil

? Maitrise de la gestion du temps

? Grande aptitude relationnelle

? Sens du travail en équipe

? Grande faculté d'adaptation

? Bonne qualité rédactionnelle

? Discrétion et neutralité